14 октября 2021

Архивная проверка документов организации

Большинство коммерческих организаций придерживаются мнения, что не представляют интереса для контролирующих архивных служб, поскольку их документы не несут общественной ценности. Актуальное законодательство РФ регламентирует широкий перечень документации, подлежащей обязательному хранению. В этом списке присутствуют бумаги, имеющиеся даже в небольших компаниях.

Чтобы архивная проверка документов организации не стала для компании неприятной неожиданностью, необходимо четко уяснить несколько важных нюансов.

Документация компании – частная или государственная

Актуальным законодательством РФ предусмотрен четкий регламент контроля пополнения государственного архивного фонда и обеспечения сохранности данных, которые могут понадобиться отдельным гражданам. В перечень бумаг подлежащих обязательному хранению входят:

Нельзя считать документацию компании частной собственностью и распоряжаться ими по собственному усмотрению.

Заключение соглашения с архивной проверкой документов организации

Проверяющая комиссия действует в соответствии со специальным указом и регламентом. В ее составе числится установленное число сотрудников, результаты проведенной проверки отображаются в детальном отчете. К документу прилагается соответствующий акт, содержащий описание выявленных нарушений и указаний по их устранению.

Грамотные руководители направляют свои усилия на правильную организацию архивной системы. Это значительно дальновиднее, чем надеяться на шанс договориться незаконными путями с контролирующими органами.

Ответственность за нарушения – реальна

КоАП РФ предусматривает систему штрафных санкций, которые варьируются в зависимости от типа утраченной документации и т.д. Так, для ответственных лиц статья 15.11 Кодекса предусматривает материальное взыскание в размере от 5 000 до 10 000 рублей. Для юридических лиц штрафы исчисляются в сотнях тысяч рублей.

При незначительных нарушениях, в частности ненадлежащем оформлении документов налагаются небольшие штрафы, и выносится предупреждение. Ошибки, повлекшие нарушение прав и законных интересов сотрудников предприятия являются поводом для возбуждения уголовного дела. Помимо штрафных санкций в качестве наказания применяется наложение запрета на осуществление профессиональной деятельности в течение нескольких лет.

За ненадлежащую организацию документооборота и архива компании руководитель и архивариус подлежат материальной и уголовной ответственности. При отсутствии у компании достаточных ресурсов для полноценного ведения архива, во избежание проблем с контролирующими органами рекомендуется делегировать эти полномочия аутсорсинговой организации. Опытные и квалифицированные архивариусы обеспечат заказчику уверенность в легком прохождении архивной проверки.