20 сентября 2021
Автоматизация обработки документов: для чего она нужна и её основные преимущества
Сотрудники крупных компаний вынуждены ежедневно обрабатывать большой объём различных документов. Это приводит к значительному повышению рабочей нагрузки, увеличивает вероятность ошибок и утраты важных материалов. Для решения этих проблем в процесс делопроизводства активно внедряются системы автоматизации. Они применяются для:
- обработки документов складского учёта;
- систематизации документов от филиалов организации;
- формирования каталогов;
- создания электронного архива (требуется оцифровка документарной базы большого объёма).
Системы автоматизации обработки документов, применяемые при сканировании документов, позволяют оперативно обработать значительный объём материалов. Сотрудник, занимающийся оцифровкой документации, должен строго соблюдать технологию сканирования. При использовании надёжного оборудования работы будут выполнены за короткое время и без потери качества.
Этапы профессиональной оцифровки
При подготовке к созданию цифрового архива требуется провести экспертизу для определения ценности бумаг. Для этого должна быть создана комиссия, которая определит, какие бумаги подлежат оцифровке. По завершении работы комиссии проводится:
- подготовка системы электронного архива;
- сканирование материалов;
- настройка программного обеспечения;
- предоставление сотрудникам организации доступа к электронным документам (в рамках должностной инструкции).
При создании электронного архива требуется уделить особое внимание безопасности и защитить информацию от несанкционированного доступа. Необходимо проводить регулярное обслуживание компьютерной техники и обновление программного обеспечения.
Использование цифрового архива заметно повысит эффективность документооборота, упростит задачу по поиску нужного документа и снизит нагрузку на сотрудников.
