20 сентября 2021

История архивного хранения документов

Система российских архивов прошла долгий путь становления, прежде чем пришла к современному состоянию. На различных этапах своего развития она изменялась под влиянием социальных, экономических и политических факторов.

История архивного хранения русской государственности

Появление архивов, схожих по своему функционалу с современными, состоялось в России относительно поздно. К XIV веку произошла централизация власти в Москве. В тот же период была создана Государева Казна, в задачи которой входило хранение денежного запаса, а также ведение государственной канцелярии и архива. К XV веку в учреждении было выделено несколько профильных отделов.

Создание локальных архивов (казёнок) связано с созданием системы приказов. Был определён порядок хранения материалов: помещения должны были закрываться железными дверьми, документы находились в прочных сундуках. Ответственность за хранение и учет возлагалась на дьяков и подьячих.

В XVI-XVII вв. не существовало единой системы архивов, однако можно проследить несколько закономерностей, характерных для того периода.

• Должностные лица различных государственных учреждений самостоятельно определяли порядок хранения документов.
• Создавались копии документов, представлявших особую ценность.
• Материалы, утратившие актуальность, оставались на хранении и не утилизировались.

Создание государственных архивов 

В 1712 году Петром I был учреждён Сенатский архив. В тот же период разработаны правила систематизации и хранения документов, появилась должность архивариуса. Были установлены единые правила учета документов в различных государственных учреждениях.

В XVIII-XIX вв. система архивов регулярно изменялась. Проводились различные реформы и реорганизации, опыт и результаты которых были активно использованы в дальнейшем. На основе сформированной теоретической базы были созданы учебные и методические пособия для сотрудников архивов. В этот период были разработаны и внедрены:

• описи дел;
• архивные справочники;
• принципы структурирования архивных материалов по дифференцирующим признакам.

Актуальное состояние архивного дела в России 

Принципы работы архивной системы в XX веке не претерпели значительных изменений в сравнении с предыдущим периодом. Архивы продолжали функционировать и были ориентированы на выполнение задач советского государства.

Значительные изменения произошли по причине распада СССР. Появление коммерческих организаций потребовало создания новых правил ведения делопроизводства. Были пересмотрены принципы систематизации, установлен порядок передачи материалов в государственные и муниципальные архивы, создана система учета и контроля за выполнением требований законодательства.

Всеобщая цифровизация и активное внедрение электронного документооборота ознаменовали старт очередного этапа развития архивного дела. Поставлена задача адаптировать действующие законодательные нормы под изменившиеся условия, обеспечить необходимый уровень безопасности при работе с электронными документами.