20 сентября 2021

Хранение первичных документов

Первичные документы – основа бухгалтерской и налоговой деятельности предприятия. Данная категория бумаг подтверждает осуществление хозяйственных и финансовых операций. В связи с этим процедура хранения первичных документов строго регламентирована на государственном уровне. Правильно функционирующая система хранения предоставляет предприятиям ряд преимуществ, обеспечивает соблюдение предусмотренного регламента, упрощает поиск и обработку информации. Несоблюдение правил хранения бумаг грозит наложением штрафов и другими серьезными последствиями для компании, руководства и главного бухгалтера.

Что такое первичные документы

Под указанной категорией документов подразумеваются акты выполненных работ, квитанции, накладные, кассовые ордера, ведомости, учетные регистры и другие бумаги, предусмотренные Налоговым Кодексом РФ и ФЗ-129 «О бухгалтерском учете».

Сроки хранения

Для основной массы первичной документации предусмотрен срок хранения – 5 лет. На практике достаточно трудно отделить налоговую и бухгалтерскую документацию. При этом для налоговых бумаг законодательством предусмотрен четырехлетний срок сбережения.

В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов от 25.08.2010 г. для отдельных видов отчетных документов предусмотрен различный срок архивного хранения.

По мнению специалистов, необходимо ориентироваться на более длительный срок хранения. Это позволит соблюсти предусмотренные требования. Таким образом документы подлежат хранению в течение пяти лет. Установленный период исчисляется с начала следующего отчетного года за датой создания бумаги.

Избежать проблем с контролирующими органами и привлечения к ответственности позволит своевременная систематизация документации компании. Организованный архив обеспечит своевременную отправку бумаг на хранение и уничтожение документов с истекшим сроком сбережения. Многие руководители обращаются за помощью в специализированные аутсорсинговые компании, которые занимаются организацией вне офисного хранения первичных документов архива и предоставлением сопутствующих услуг. Это отличный шанс облегчить работу главного бухгалтера и гарантировать соблюдение законодательства.