20 сентября 2021

Хранение учредительных документов

Определенного порядка, регламентирующего хранение учредительной документации, нет. Тем не менее, надлежащее отношение к таким бумагам – вещь очевидная и без предписаний. Вернее, строгие требования имеются, но распространяются они исключительно на акционерные общества, при иных организационно-правовых формах, этот вопрос решается по усмотрению руководителей.

Что относится к учредительным документам 

В эту категорию входят:

• Устав;
• Договор (учредительный);
• Свидетельства из ФНС: с ОГРН и ИНН;
• Акты по имущественным правам;
• Коды Федеральной службы гос-статистики.
• Приказы по назначению главбуха, руководящего состава, материально ответственных работников;

Нюансы практического хранения 

В большинстве организаций принято располагать учредительную документацию у бухгалтеров, совместно с прочим ворохом долгосрочно хранящихся бумаг. Однако имеется ряд нюансов, которые нельзя не учитывать при таких обстоятельствах. В особенности:

• нужно, чтобы компания имела в штате ответственного архивиста;
• важно, чтобы велась регистрация выдаваемых бумаг такого плана и контролировался их возврат.

Учредительные документы запрашивают проверяющие, к тому же, они берутся для внесения корректировок и иных операций, не находятся всегда на месте, потому велика вероятность их порчи либо утраты. Для избежания вытекающих из этого проблем, необходимо организовывать качественное хранение и контроль за ними.

Какая ответственность ждёт за утерю учредительных документов

Возможность восстановления предусмотрена для любой документации, главное обратиться в соответствующие инстанции. К примеру, за регистрационными документами – в налоговую, статистическими листами – в Госкомстат. Форма заявления свободная и подать его может не только руководитель, но и любой сотрудник, действующий по доверенности. Срок исполнения подобных процедур до 5 рабочих дней, стоимость – 200…800 руб.

Что нужно для организации надлежащего хранения учредительной документации

Многообразие современных системных продуктов, позволяет обеспечить не только удобное хранение ценных бумаг, но и контроль за их передвижением. Разумеется, лучший вариант – поручение этой работы специалистам архивной компании, которые быстро и грамотно обеспечат хранение и учёт всей документации, в т.ч. учредительной. Это позволит упростить дальнейшую работы с бумагами, сэкономить время, оптимизировать трудовую деятельность сотрудников.