Сфера
Выгодные условия сотрудничества по базовым архивным услугам
Заказать обратный звонок
20 Сентября 2021

Организация архивного дела в коммерческих компаниях

Задачи по организации архивного дела предусмотрены для государственных и коммерческих предприятий. Законодательство РФ четко регламентирует перечень документации, подлежащей хранению, сроки и условия. 

Алгоритм организации архивного дела

Предусмотренный процесс осуществляется в несколько этапов:

  • Экспертиза ценности документов.
  • Формирование дел.
  • Передача документов на архивное хранение.

Архив может быть организован непосредственно на предприятии или в аутсорсинговой компании. Первый вариант выбирают крупные компании. В этом случае ведение архива поручают ответственному сотруднику или формируют специализированный отдел. Внеофисное хранение подходит для представителей среднего и мелкого бизнеса, обладающих маленьким штатом и ограниченным бюджетом. 

Кто организует архив

Задача по организации и ведению архива возлагается на специального сотрудника, однако ответственность за реализацию данной задачи несет руководитель предприятия. Именно за руководителем остается решение, организовать архив собственными силами или заключить договор с аутсорсинговой компанией. В первом случае под контролем руководства организации остается весь процесс, а во втором – он контролирует исполнение договора.

Некоторым предприятиям спокойнее хранить коммерческую информацию в собственном офисе, а не в незнакомой архивной компании. Хранение документации в офисе – очень затратное вложение для бизнеса. Обустройство хранилища требует приобретения специального оборудования, стеллажей, сейфом, найма квалифицированных кадров и соблюдения определенных климатических условий в помещении. Правильно выполнить перечисленные требования способно далеко не каждое предприятие. В этом случае на помощь приходят аутсорсинговые компании. 

Преимущества аутсорсинга

Сегодня функционирует множество компаний, предлагающих организацию хранения документов вне офиса и ряд других архивных услуг. Поручив организацию архива квалифицированным специалистам, клиент получает ряд преимуществ:

  • Конфиденциальность и сохранность документов.
  • Быстрый доступ к данным.
  • Неукоснительное соблюдение действующего архивного законодательства.
  • Сокращение финансовых затрат на обслуживание и содержание хранилища.
  • Оптимизация внутренних процессов компании благодаря грамотной организации документооборота и правильного процесса пополнения архива.
  • Экономия рабочего времени кадров. Сотрудникам больше не потребуется отвлекаться от выполнения прямых обязанностей.

Подводя итог, можно сделать вывод, что делегирование задачи по организации архивного дела аутсорсинговой компании – экономически выгодное решение для любого предприятия.