20 сентября 2021
Организация архивного дела в коммерческих компаниях
Задачи по организации архивного дела предусмотрены для государственных и коммерческих предприятий. Законодательство РФ четко регламентирует перечень документации, подлежащей хранению, сроки и условия.
Алгоритм организации архивного дела
Предусмотренный процесс осуществляется в несколько этапов:
- Экспертиза ценности документов.
- Формирование дел.
- Передача документов на архивное хранение.
Архив может быть организован непосредственно на предприятии или в аутсорсинговой компании. Первый вариант выбирают крупные компании. В этом случае ведение архива поручают ответственному сотруднику или формируют специализированный отдел. Внеофисное хранение подходит для представителей среднего и мелкого бизнеса, обладающих маленьким штатом и ограниченным бюджетом.
Кто организует архив
Задача по организации и ведению архива возлагается на специального сотрудника, однако ответственность за реализацию данной задачи несет руководитель предприятия. Именно за руководителем остается решение, организовать архив собственными силами или заключить договор с аутсорсинговой компанией. В первом случае под контролем руководства организации остается весь процесс, а во втором – он контролирует исполнение договора.
Некоторым предприятиям спокойнее хранить коммерческую информацию в собственном офисе, а не в незнакомой архивной компании. Хранение документации в офисе – очень затратное вложение для бизнеса. Обустройство хранилища требует приобретения специального оборудования, стеллажей, сейфом, найма квалифицированных кадров и соблюдения определенных климатических условий в помещении. Правильно выполнить перечисленные требования способно далеко не каждое предприятие. В этом случае на помощь приходят аутсорсинговые компании.
Преимущества аутсорсинга
Сегодня функционирует множество компаний, предлагающих организацию хранения документов вне офиса и ряд других архивных услуг. Поручив организацию архива квалифицированным специалистам, клиент получает ряд преимуществ:
- Конфиденциальность и сохранность документов.
- Быстрый доступ к данным.
- Неукоснительное соблюдение действующего архивного законодательства.
- Сокращение финансовых затрат на обслуживание и содержание хранилища.
- Оптимизация внутренних процессов компании благодаря грамотной организации документооборота и правильного процесса пополнения архива.
- Экономия рабочего времени кадров. Сотрудникам больше не потребуется отвлекаться от выполнения прямых обязанностей.
Подводя итог, можно сделать вывод, что делегирование задачи по организации архивного дела аутсорсинговой компании – экономически выгодное решение для любого предприятия.
