20 сентября 2021

Организация работы с конфиденциальными документами

Хранение документов, содержащих коммерческую тайну, личные данные работников или иную конфиденциальную информацию, требует особого контроля со стороны руководителя и ответственных сотрудников. Значительная часть материалов используется в повседневной работе, что увеличивает вероятность утечки данных.

Основные принципы хранения конфиденциальной электронной документации

Регламент, определяющий порядок делопроизводства и архивного хранения документов, содержит ряд предписаний по работе с конфиденциальными материалами.

Использование пометок (грифов): «секретно», «для служебного пользования», «не для печати» и другие.
Назначение ответственных лиц.
Разграничение доступа сотрудников к документам различных категорий (в соответствии с должностной инструкцией).
Определение порядка работы (внутреннего регламента организации) с конфиденциальными материалами.
Создание перечня документов, которые запрещено выносить из офиса или архива.

Конфиденциальность электронной документации

При использовании электронного документооборота возрастает риск несанкционированного доступа к документарной базе организации. Во избежание этого требуется уделить особое внимание безопасности.

Использование только лицензионного программного обеспечения. Регулярное обновление его до актуальных версий.
Ведение журнала доступа, его проверка внутренней службой безопасности.
Обеспечение доступа сотрудников только к тем материалам, которые необходимы для выполнения рабочих задач.
Ограничение возможности скопировать, распечатать, передать по электронной почте документы, содержащие конфиденциальную информацию. Реализуется с использованием специализированного программного обеспечения.
Контроль за сотрудниками, имеющими доступ к конфиденциальной информации, ответственных за оцифровку документов.

При выполнении этих требований документация будет надёжно защищена от несанкционированного доступа и попадания её третьим лицам.

Порядок хранения бумажных документов

Для бумаг, обладающих высокой ценностью или содержащих конфиденциальную информацию, требуется организовать особый режим хранения. Необходимо выделить отдельное помещение и оборудовать его в соответствии с требованиями законодательства. Особое внимание нужно уделить пожарной безопасности (установка сигнализации, систем пожаротушения, запрет на использование нагревательных электроприборов). Конфиденциальная документация должна размещаться в сейфах или металлических шкафах.

Помещение должно быть оборудовано системой видеонаблюдения. Внутренняя служба безопасности обязана проводить регулярные проверки условий хранения документов. Доступ в помещение должен быть ограничен. Выдача документов сотрудникам производится в соответствии с внутренними правилами. Факт выдачи или возврата отмечается в соответствующем журнале.

Оформление конфиденциальных документов

Материалам, содержащим секретную информацию, должен быть присвоен соответствующий гриф конфиденциальности. К оформлению подобной документации существует ряд требований:

гриф конфиденциальности размещается на обложке дела в правом верхнем углу;
каждому делу присваивается инвентарный номер;
для учёта документов создаётся книга учета, куда заносятся номера документов и краткая информация об их содержании;
в описи указывается полистное содержание дела.

При наличии оформленных конфиденциальных документов в различных филиалах организации, в каждом из них организуется хранилище и ведётся книга лицевых счетов.

Снятие секретности

Перевод конфиденциальных документов в категорию стандартных производится распоряжением руководителя организации. Для этого должна быть проведена ревизия, определяющая ценность документа. По её итогам гриф секретности может быть снят.

Для ряда документов устанавливается срок секретности, по истечении которого информация более не нуждается в дополнительной защите.