14 октября 2021

Оцифровка документов в электронную форму: с чего начать?

Бумажные архивы требуют существенных денежных вложений и организации специальных условий хранения. Кроме того, всегда есть риск, что документы могут быть украдены, повреждены или уничтожены. Чтобы избежать перечисленных проблем все больше предприятий и организаций переходят на цифровой документооборот.

Организация и внедрение электронного документооборота и архива – трудоемкий и длительный процесс. Для четкого и отлаженного функционирования системы необходимо соблюдать последовательность действий и учесть множество нюансов при разработке базы данных.

Прежде чем приступить к оцифровке документов в электронную форму следует определиться с итоговой целью и объемом предстоящих работ. Например, внедрение единой электронной системы на всем предприятии или отдельном структурном подразделении; формирование архива за конкретный период времени или за все время.

Перед специалистами стоит задача выстроить структуру электронного хранилища и написать или подобрать программное обеспечение по его систематизации. Непременно берутся в расчет особенности формирования и потребности организации, необходимость многоуровневого доступа, индексация и другие параметры. Грамотно продуманная и реализованная структура позволяет расширить функционал электронного формата:

Это еще один шаг к оптимизации работы предприятия.

Ответственные сотрудники сортируют и полистно изучают каждое дело, устраняют черновики, копии и образцы, не требующие сканирования. Листы бумаги освобождают от скоб, скрепок и зажимов, ухудшающих качество сканирования.

Руководители некоторых предприятий принимают решение о самостоятельном сканировании архива. При незначительном объеме документации процедура не займет много времени. Для решения этой задачи достаточно применения офисного оборудования и помощи нескольких сотрудников.

Стоит понимать, что самостоятельная оцифровка при помощи офисных сканеров и хранение на локальной сети - это только способ продлить их существование. Пользоваться подобным архивом неудобно. Затруднителен поиск необходимых данных. Адекватная работа с информацией требует ее упорядочивания и систематизации файлов. Указанные задачи решает система электронных архивов.

Специалисты архивной компании предоставляют услугу быстрой и качественной оцифровки документов. Это экономически выгодное предложение при создании СЭД с нуля. Клиент получает удобный, безопасный и практичный архив, соответствующий всем актуальным требованиям законодательства.