14 сентября 2021
Передача документов на архивное хранение
Согласно закону «Об архивном деле» все предприятия и организации обязаны обеспечить сохранность кадровой и финансовой документации в течение определенного времени. Документы, по которым выполнены все операции, по истечении определенного времени изымаются из оперативного учета, подготавливаются должным образом и передаются на архивное хранение. В законных актах указаны правила подготовки и передачи документов на архивное хранение.
Основные этапы передачи документов на архивное хранение
Независимо от формы собственности, рода деятельности и размера документооборота, передача документации на хранение включает следующие этапы:
- проведение подготовительных работ;
- сортировку;
- систематизацию материалов по выбранным критериям;
- составление описи;
- создание каталога дел;
- передачу материалов в архивохранилище.
На начальном этапе анализируют состояние документов, определяют их состав и специфику, выявляют реальный объем бумаг, требующих обработки. Определяют критерии, по которым будут производить сортировку и систематизацию.
Затем документы расшивают и сортируют, отбирая оригиналы и уничтожая копии, черновики и дубликаты.
На стадии систематизации документы комплектуют по выбранным критериям (виду, дате издания и срокам хранения).
По каждому делу на отдельном листе составляют список вошедших в него бумажных носителей, формируя внутреннюю опись, которую подписывает ее составитель. Благодаря такой процедуре в одном месте удается собрать краткую информацию о содержимом дела, что значительно ускоряет процесс поиска в будущем.
При наличии неустранимых дефектов к делу прикрепляют заверительный лист, в котором фиксируют существующие изъяны и отражают последующие изменения.
На титульном листе дела указывают его номер, наименование субъекта хозяйственной деятельности, структурное подразделение, количество листов, архивный шифр, срок хранения и за какой период собраны документы.
После систематизации всей документации составляется единый каталог архивных дел.
Подготовка документов к архивному хранению, как правило, осуществляется персоналом компании. Однако эту же работу можно поручить и специалистам сторонней организации, оказывающей архивные услуги и имеющей соответствующую лицензию.
Заключительным этапом является передача документов в архивохранилище. Персонал архива принимает для переплёта уже укомплектованные дела, проверяет правильность оформления их описей, сверяя их данные с находящимися внутри материалами. По факту передачи дел составляется и подписывается акт.
