14 октября 2021

Работа с источниками комплектования государственных и муниципальных архивов

Источники комплектования государственных и муниципальных архивов (далее Источники) – это предприятия и компании, которые передают документы на хранение в архивное хранилище. По нормам действующего архивного законодательства в указанный перечень попадают организации, которые соответствуют определенным критериям отбора (специфика деятельности, объемы производства и т.д.).

Хранение документации до передачи в государственный архив

На Источники возлагается обязанность по формированию на своей территории собственных архивных хранилищ. Компании обязаны создать должные условия для длительного хранения документов до момента передачи массива бумаг в вышестоящий архив.

Взаимодействие сторон

Компаниям, включенным в список комплектования, приходит уведомление от центральной экспертно-проверочной комиссии. После этого утверждается форма приема документации и создается справочная картотека, база данных.

Уполномоченные сотрудники компании занимаются подготовкой дел к передаче на хранение в архив, в соответствии с регламентированными нормативами. Качество соблюдения норм законодательства контролируют работники архива. Хранилище проводит экспертизу ценности передаваемых документов с целью определения их дальнейшей судьбы.

Как организовать работу с архивом

После попадания в список источников комплектования государственных и муниципальных архивов, компания принимает на себя обязательства по подготовке и передаче массива документов. Архивный Фонд РФ предоставляет методические рекомендации и содействует в данном вопросе. Несмотря на это основная масса задач должна быть решена предприятием.

Взаимодействие с сотрудниками архива характеризуется сложностью и требует значительных затрат рабочего времени. Практический опыт демонстрирует, что у представителей компаний, относящихся к источникам комплектования государственных архивов не всегда, получается, выделить достаточно времени для успешного ведения архивного делопроизводства. Как организовать работу с архивами без лишних затрат времени и усилий?

Грамотные руководители не желают обременять своих сотрудников дополнительными обязанностями и делегируют решение задачи архивной компании. Специалисты аутсорсинговой компании способны оказать заинтересованным предприятиям существенную помощь в этом вопросе.