Сколько хранится кассовая документация в архивах организаций

Кассовые документы являются основными бумагами, подтверждающими финансово-хозяйственную работу организаций. Это первичная документация, характеризующая выполнение базовых операций. Она хоть и дублируется впоследствии в отчетах, однако всё же подлежит архивному хранению.

Разновидности и установленная длительность хранения

К кассовой документации относят копии и оригиналы:

• приходных и расходных ордеров;
• кассовых книг;
• расчетных ведомостей по зарплате;
• книг учёта принятых и выданных кассиром денежных средств;
• платежных ведомостей.

Вся эта документация является первичной, потому подпадает под установленную общую длительность хранения – пятилетний период. Более досконально ознакомиться со сроками сохранности различной первичной документации можно в ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете» в последней редакции от 01.01.2020. К тому же, сведения по кассовым документам содержит Налоговый кодекс РФ.

Предусмотренная законодательством ответственность

При неправильном хранении кассовой документации, за нарушения, к ответственности привлекается руководитель и главбух. Лучше возложить обязанности архивиста на сотрудника организации, внести их в его должностную инструкцию, тогда за нарушения будет отвечать он. В добавок к ответственному хранению, создавая архив, необходимо обезопасить помещение для хранения от возгораний, затопления и прочих форс-мажоров, соблюсти ещё ряд технических нюансов. Кроме того, нужно иметь уверенность, что назначенное ответственное за архив лицо отслеживает действующее архивное законодательство и учитывает его, ведя архив. Речь идёт о:

• ФЗ № 125 «Об архивном деле в РФ»
• Налоговом кодексе
• ФЗ № 402 «О бухучете»
• Приказе Госкомстата
• Положении Центробанка и других НПА.

Желая сэкономить время работников и оптимизировать работу компании в целом, многие руководители, в качестве альтернативы создания архива, предпочитают аутсорсинг. Предлагаем не утруждать себя штудированием интернета в поисках подходящих исполнителей и заказать у нас полный комплекс качественных услуг по организации документооборота.