Сфера
Выгодные условия сотрудничества по базовым архивным услугам
Заказать обратный звонок
14 Октября 2021

Современный безбумажный офис

Внедрение инновационных технологий способствует усовершенствованию и оптимизации процесса управления компанией. Перевод предприятия на цифровой документооборот и архив – способ ускорения и усовершенствования рабочих процессов.

Особенности СЭД

Информация – основной управленческий ресурс. От правильности ее применения зависит эффективность осуществления деятельности компании. Современный безбумажный офис обладает массой преимуществ по сравнению с ведением бумажного документооборота:

  • ускорение процесса согласования документации;
  • улучшение взаимодействия структурных подразделений;
  • усовершенствование системы контроля функционирования удаленных объектов;
  • минимизация риска потери данных;
  • отслеживание действий с документацией;
  • экономия времени и сил персонала.

Современный безбумажный офис демонстрирует преимущества в вопросе обеспечения конфиденциальности. Отслеживать движение бумажных носителей гораздо сложнее, есть риск несанкционированного взлома или ошибок персонала. В электронной системе отображаются все пользователи, получавшие доступ к просмотру или редактированию документа.

Цифровой архив

Процессы организации документооборота и архива тесно взаимосвязаны, но при этом обособлены. При наличии грамотно организованной СЭД процедура пополнения архива упрощается, поскольку данные отсканированы, структурированы, систематизированы и занесены в базу данных. Цифровой архив избавляет от необходимости хранения массива бумаг, загромождения офисного пространства или аренды дополнительного помещения.

Минусы самостоятельного ведения цифрового архива

Самостоятельное ведение электронного архива нецелесообразно по ряду причин:

  • сложности в обеспечении технического функционала электронной системы хранения документов;
  • существенные финансовые затраты на содержание и обработку бумаг;
  • временные затраты на поиск данных.

В современных условиях безбумажный офис – не роскошь, а обязательный инструмент для нормального функционирования предприятия. Переход организации на цифровой документооборот позволяет вывести работу компании на новый уровень и оптимизировать рабочую среду.

Организовать правильное функционирование современного безбумажного офиса помогут профессионалы специализированной архивной компании.