14 октября 2021
Современный безбумажный офис
Внедрение инновационных технологий способствует усовершенствованию и оптимизации процесса управления компанией. Перевод предприятия на цифровой документооборот и архив – способ ускорения и усовершенствования рабочих процессов.
Особенности СЭД
Информация – основной управленческий ресурс. От правильности ее применения зависит эффективность осуществления деятельности компании. Современный безбумажный офис обладает массой преимуществ по сравнению с ведением бумажного документооборота:
- ускорение процесса согласования документации;
- улучшение взаимодействия структурных подразделений;
- усовершенствование системы контроля функционирования удаленных объектов;
- минимизация риска потери данных;
- отслеживание действий с документацией;
- экономия времени и сил персонала.
Современный безбумажный офис демонстрирует преимущества в вопросе обеспечения конфиденциальности. Отслеживать движение бумажных носителей гораздо сложнее, есть риск несанкционированного взлома или ошибок персонала. В электронной системе отображаются все пользователи, получавшие доступ к просмотру или редактированию документа.
Цифровой архив
Процессы организации документооборота и архива тесно взаимосвязаны, но при этом обособлены. При наличии грамотно организованной СЭД процедура пополнения архива упрощается, поскольку данные отсканированы, структурированы, систематизированы и занесены в базу данных. Цифровой архив избавляет от необходимости хранения массива бумаг, загромождения офисного пространства или аренды дополнительного помещения.
Минусы самостоятельного ведения цифрового архива
Самостоятельное ведение электронного архива нецелесообразно по ряду причин:
- сложности в обеспечении технического функционала электронной системы хранения документов;
- существенные финансовые затраты на содержание и обработку бумаг;
- временные затраты на поиск данных.
В современных условиях безбумажный офис – не роскошь, а обязательный инструмент для нормального функционирования предприятия. Переход организации на цифровой документооборот позволяет вывести работу компании на новый уровень и оптимизировать рабочую среду.
Организовать правильное функционирование современного безбумажного офиса помогут профессионалы специализированной архивной компании.
