21 августа 2021

Порядок уничтожения документов: офисных, кадровых, бухгалтерских

Уничтожение документов – важный аспект управления информацией, который обеспечивает защиту конфиденциальных данных и предотвращает их утечку. В эпоху цифровизации и растущего объема данных правильное уничтожение отчетности является критически важным для защиты корпоративных и личных данных.

Наша компания «Сфера» предлагает надежные и безопасные решения для ликвидации документов. Мы используем передовые технологии, чтобы гарантировать полное уничтожение данных с соблюдением всех стандартов конфиденциальности.

Для чего нужна услуга утилизации документов

Услуга утилизации документов необходима для решения ряда важных задач, которые имеют прямое влияние на эффективность и безопасность работы компании:

Освобождение офисной площади. Своевременная утилизация ненужных документов позволяет освободить ценное офисное пространство, которое можно использовать более рационально.
Снижение рисков штрафов со стороны проверяющих органов. Соблюдение законодательства и нормативных актов в отношении хранения и уничтожения документов помогает избежать штрафов и других санкций со стороны контролирующих органов.
Обеспечение противопожарной безопасности. Уничтожение скопившихся бумажных документов повышает общую безопасность офисного пространства.
Гарантированная ликвидация документов с конфиденциальной информацией. Профессиональные услуги утилизации обеспечивают полное и безопасное уничтожение документов, содержащих конфиденциальные сведения, что защищает компанию от утечек данных и возможных злоупотреблений.
Оптимальный подход к документообороту в компании. Регулярная утилизация ненужных документов способствует более эффективной организации документооборота, упрощая доступ к актуальной информации и улучшая общие бизнес-процессы.

Какие документы подлежат утилизации

Уничтожению подлежат различные виды документов из архива компании, в зависимости от их актуальности, срока хранения и юридической значимости.

Истекшие по сроку хранения

Уничтожению подлежат документы бухгалтерского учета, первичная документация: счета-фактуры, акты, накладные и отчеты, срок хранения которых истек по законодательству. Утилизировать нужно завершенные договоры и контракты, срок действия которых истек, и они не представляют практической ценности.

Документация с истекшим сроком хранения

Личные дела сотрудников, уволившихся из компании, отдельные категории приказов и копии личных документов, подлежат уничтожению по истечении срока хранения. Ликвидировать также необходимо деловую переписку и электронные письма, если их срок хранения подошел к концу.

Черновики и временные документы

На утилизацию отправляются проектные материалы, черновики и рабочие файлы, которые использовались для подготовки окончательных версий. Ликвидировать следует ненужные и избыточные копии документов, которые больше не требуются для работы.

Прочие документы

Также на утилизацию отправляются:

документы, ставшие непригодными из-за физического износа или повреждения (если их невозможно восстановить и подготовлен соответствующий акт);
маркетинговые материалы и коммерческие предложения, присланные для сведения.

Регулярное выделение дел к уничтожению с последующей утилизацией помогает поддерживать порядок, снижает риски утечек информации и соответствует нормативным требованиям.

Когда нужно уничтожать документацию

Сроки уничтожения документов в организации зависят от их вида, значимости, срока хранения и законодательных требований. Важно учитывать законодательные и внутренние нормативные акты, регулирующие процедуру хранения и утилизации.

Бухгалтерские и налоговые документы

Первичные бухгалтерские документы (накладные, счета-фактуры, акты): 5 лет.
Бухгалтерская отчетность, баланс: до момента ликвидации организации.
Налоговые декларации и расчеты: 5 лет.

Кадровые документы

Личные карточки работников, трудовые договоры: до 75 лет.
Табели учета рабочего времени: 5 лет.
Приказы о приеме, переводе и увольнении сотрудников: до 75 лет.
Приказы об отпусках, командировках, взысканиях: 5 лет.

Юридические документы

Договоры и контракты (после окончания срока действия, при отсутствии судебных и налоговых разбирательств): 5 лет.
Протоколы собраний, уставные документы: до момента ликвидации юридического лица.
Документы по судебным делам (после завершения дела): 5 лет.

Производственные и технологические документы

Техническая документация на продукцию: 5 лет после снятия продукции с производства.
Производственные отчеты, акты и сметы: 5 лет.

Финансовые документы

Учетные регистры, журналы учета: 5 лет.
Бюджеты и финансовые планы (годовые): до момента ликвидации юридического лица.

Корреспонденция и деловая переписка

Входящие и исходящие письма: 5 лет.
Внутренняя переписка: 3 года.

Прочие документы

Отчеты по маркетинговым исследованиям: 5 лет.
Документы по внутренним проверкам и аудитам: 5 лет.

Сроки могут варьироваться в зависимости от специфики деятельности предприятия и требований законодательства. Также важно учитывать, что для некоторых документов могут устанавливаться индивидуальные сроки хранения в зависимости от их значимости и необходимости для бизнеса. Регулярный аудит и ревизия накопленных дел помогают своевременно выявлять и утилизировать устаревшие документы, соблюдая все нормативные требования.

Порядок уничтожения бумажных носителей информации с истекшим сроком хранения

Утилизировать документацию нужно в строгом соответствии с действующим законодательством. Процедура сложная, состоит из нескольких этапов, требует составления сопутствующих актов. Далее представлен пошагово порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения.

Шаг 1: экспертиза ценности

Создается экспертная комиссия, включающая представителей различных отделов, таких как бухгалтерия, юридический отдел и архив. Комиссия проводит детальный анализ документов с истекшим сроком хранения, оценивая их практическую и научную ценность. Выделяются дела, потерявшие практическое значение.

Шаг 2: утверждение акта уничтожения документации

Отобранные дела, по результатам экспертизы ценности отбираются на уничтожение и составляется акт о выделении дел на уничтожение с истекшими сроками хранения. Акт содержит перечень отобранных к уничтожению дел и их количество, их временные периоды, сроки хранения, номер статьи по перечню. Акт подписывается членами экспертной комиссии и представляется на утверждение руководителю компании.

Шаг 3: уничтожение отчетности

После утверждения акта проводится непосредственная утилизация архивных документов с истекшим сроком хранения. Уничтожение может осуществляться только путем шредирования, гарантирующего полную ликвидацию конфиденциальной информации. После утилизации составляется акт, подтверждающий факт уничтожения дел, который также подписывается членами комиссии и является приложением к акту о выделении дел на уничтожение.

Важно отметить, что по архивному законодательству и правилам, действующих в РФ, отбор и уничтожение документов возможно осуществлять только по результатам упорядочения и утверждения описи дел по личному составу, а также документов с постоянными сроками хранения.

Как уничтожаются документы

Организация работы по уничтожению документов – сложный, трудоемкий процесс. После того, как урегулированы все юридические и бюрократические моменты, выполняется физическая утилизация носителей информации следующим разрешенным способами:

Шредирование. Единственно разрешенных для организаций способ уничтожить документы. Бумаги проходят через шредер, который разрезает (дробит) их на мелкие полоски или частицы, делая восстановление информации невозможным. Модели шредеров бывают от офисных до высокоэффективных промышленных.

Как утилизируют документацию на электронных носителях

Процесс отбора и уничтожения электронных документов определен правилами Федерального архивного агентства, не особо отличается от работы с бумажными носителями и также завершается подготовкой акта. Несмотря на это, особое внимание необходимо уделить уничтожению физических носителей с данными. Этот процесс может происходить одном следующим методом.

Перезапись данных

Используются специальные программы, которые многократно перезаписывают данные на носителе случайными наборами символов. Этот метод делает восстановление исходной информации практически невозможным.

Физическое уничтожение

Электронные носители, такие как жесткие диски, CD/DVD, USB-накопители и SSD, подвергаются физическому разрушению. Процедура может включать шредирование или иной способ измельчения устройств, что полностью исключает возможность восстановления данных.

Дегазация (обработка сильными магнитными полями):

Метод применяется для магнитных носителей, таких как жесткие диски и ленты. Сильное магнитное поле разрушает данные, делая их недоступными. Специальные устройства для дегазации гарантируют высокую степень безопасности уничтожения информации.

Термическое уничтожение

Электронные носители подвергаются воздействию высоких температур, что приводит к их плавлению и уничтожению данных. Метод часто используется для носителей небольших объемов или особо важной информации.

Криптографическое уничтожение

Перед физическим уничтожением носителей данные на них сначала шифруются с использованием сильных криптографических алгоритмов, что делает их недоступными для чтения. Даже если информация с носителя будет восстановлена, то прочитать ее будет невозможно без ключа шифрования.

Химическое разрушение

Носители обрабатываются химическими веществами, разрушающими структуру материалов, на которых хранятся данные. Метод требует особых условий и соблюдения мер безопасности при обращении с химическими реагентами.

Каждый из этих способов обеспечивает надежное уничтожение конфиденциальной информации на электронных носителях. Выбор конкретной методики зависит от типа носителя, объема данных и уровня секретности информации.

Преимущества утилизации документов в нашей компании

Утилизация документов в нашей компании «Сфера» – комплексная услуга. Мы выполняем уничтожение любых видов документов и носителей информации «под ключ».

Сотрудничество с нами предполагает:

Комплексный подход. Мы предоставляем полный спектр услуг по уничтожению документов, начиная с экспертизы ценности и заканчивая физической утилизацией. Все этапы процесса выполняются профессионально и тщательно, что гарантирует безопасность и соответствие нормативным требованиям.
Конфиденциальность. Гарантируем полное уничтожение конфиденциальной информации, исключая возможность утечки данных.
Экономия времени и ресурсов. Наши специалисты берут на себя весь процесс утилизации, освобождая ваши ресурсы для выполнения основных бизнес-задач.
Соответствие законодательству. Мы следим за всеми актуальными изменениями в законодательстве и нормативных актах, что гарантирует строгое соблюдение порядка уничтожения бухгалтерских и любых других документов.
Гибкость и индивидуальный подход. Предлагаем решения, адаптированные под потребности вашего бизнеса. Независимо от объема и вида документов, наши специалисты разработают оптимальный план их утилизации.
Ответственный подход к экологии. Мы заботимся об окружающей среде, используем только экологичные методы утилизации.
Прозрачность и отчетность. Предоставляем подробные отчеты обо всех этапах процесса утилизации, включая акты уничтожения и подтверждающую документацию.
Профессионализм и опыт. Наша команда состоит из опытных специалистов, обладающих глубокими знаниями и навыками в области утилизации документов. Мы постоянно совершенствуем наши методы и технологии, чтобы обеспечивать высокий уровень услуг.

Утилизация документации в компании «Сфера» – надежное и эффективное решение для защиты вашей информации и оптимизации бизнес-процессов. Мы возьмем на себя все работы по подготовке и уничтожению архивных документов с истекшим сроком хранения, обеспечим соблюдение всех нормативных требований и конфиденциальность данных.