21 августа 2021

Сроки хранения и условия уничтожения документов

Порядок хранения и уничтожения документов в Российской Федерации регламентирован действующими законодательными и нормативными актами:

• ФЗ №125 «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004.
• Основные правила работы архивов организации от 06.02.2002.
• Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения 06.10.2000.

Предусмотренные сроки хранения

Согласно действующему законодательству документы бывают кратковременного (до 10 лет) и долговременного (от 10 лет) периода хранения. Правила определения сроков:

• Временной промежуток исчисляется с 1 января года, который следует за годом окончания делопроизводства рассматриваемого документа.
• Архивное хранение бумаг может осуществляться постоянно, до утраты практической ценности или до замены на новые.

Конкретные сроки хранения отдельных видов документации регламентируются Перечнем. Хранение гарантийных писем и актов проверок кассы осуществляется в течение трех лет. Личные дела кадров – 75 лет минус возраст работника.

Отдельные виды документации отсутствуют в Перечне (научные документы и т.д.). Сроки их хранения определяются Федеральным законом.

Условия ликвидации

Уничтожению  документов подлежат исключительно дела с истекшим сроком действия. Преждевременная ликвидация данных влечет за собой административную или уголовную ответственность.

Для проведения указанной процедуры создается экспертная комиссия, в состав которой включаются представители компании и архивного учреждения. Проводится экспертиза ценности бумаг. Определяются документы, подлежащие ликвидации и составляется соответствующий акт.

Как правило, указанные в акте бумаги утилизируются без необходимости согласования с органами Росархива. При наличии указания органов исполнительной власти, документы направляются на рассмотрение в Росархив.

По факту утилизации бумаг составляется соответствующий акт. Документ подтверждает, что бумажные носители информации были уничтожены в полном объеме и с соблюдением правил конфиденциальности.

Некоторые руководители компаний предпочитают делегировать обязанности по ведению архива аутсорсинговым компаниям.