Сфера
Выгодные условия сотрудничества по базовым архивным услугам
Заказать обратный звонок

Архивная обработка документов

Порядок в самых важных документах любой компании
Поможем любой организации навести порядок в самых важных документах и своевременно избавиться от документов, потерявших актуальность. Архивная обработка осуществляется с учетом требований законодательства РФ и особенностей документооборота каждого клиента.
Основные виды архивных работ
Архивная обработка осуществляется с учетом требований законодательства РФ и особенностей документооборота каждого клиента.
  • Архивная обработка и передача документов ликвидируемой организации в государственный архив. Все заботы возьмем на себя и предоставим вам акт приемки документов на государственное хранение.
  • Проведение экспертизы ценности и отбор бухгалтерских, финансовых, договорных документов и документов по хозяйственной деятельности на уничтожение с составлением акта.
  • Архивная обработка документов по личному составу (кадровые документы, документы по заработной плате и т.д.) действующей организации.
  • Составление всех видов описей на документы (опись дел временного хранения, сводные описи, реестры, внутренняя опись, сличительная опись и т.д.).
Какие документы подлежат архивной обработке?
Кадровые документы
Документы по заработной плате
Финансовые, бухгалтерские и документы по административно-хозяйственной деятельности
Почему с нами выгодно
сотрудничать?
  • Доставка и возврат документов включены в стоимость работ по упорядочению документов и осуществляются силами «Сферы».
  • Сроки передачи документов организации на государственное хранение, составляют от 1 до 6 месяцев с момента согласования описей с клиентом (зависит от возможностей архива).
  • Выезд технолога для оценки состава и объема работ по упорядочению документов на территории клиента – бесплатный.
  • По результатам архивной обработки предоставим акт о приемке документов на временное хранение в архив «Сфера». Данный акт принимается судом и иными государственными органами в рамках процедуры ликвидации. По факту передачи документов в государственный архив, будет предоставлен подтверждающий акт.
  • На все выполненные работы предоставляется гарантия.
Понятные этапы сотрудничества
по архивной обработке
Определение объемов документов подлежащих упорядочению, требований к результатам, срокам и составу работ.
Подготовка предложения по стоимости и технологиям выполнения работ, технического задания на работы, условий оплаты. Подписание договора.
Подготовка и транспортировка документов в цех по архивной обработке на территории современного архивного хранилища «Сфера».
Демонстрация результатов работ клиенту, предоставление сводных описей дел, исторической справки и акта о выделении дел на уничтожение.
Конфиденциальное уничтожение отобранных к уничтожению документов шредером с предоставлением акта.
Возврат упорядоченных документов в архив клиента или передача документов на государственное хранение (в случае ликвидации организации клиента).
Простые ответы
на важные вопросы
Как определить объем документов, подлежащих обработке, и стоимость архивных работ
Предварительную стоимость комплекса архивных работ мы сможем определить на основании заполненного вами опросника или по результатам очного общения с нашим экспертом. Плата за выезд эксперта «Сфера» и оказание первичной консультации не взимается.
Сколько времени занимает процесс передачи документов на государственное хранение
Нормативные документы не определяют максимальные сроки, в рамках которых государственные архивы должны принимать документы на хранение. Согласно имеющейся практике срок приемки может составлять от 4 до 12 месяцев (обычно 6 мес.) и полностью зависит от загрузки экспертов, кураторов и графика заседаний экспертной комиссии конкретного государственного архива.
Какие документы необходимо подготовить к упорядочению
Эксперты «Сферы» до начала работ предоставят вам список дел и документов, подлежащих упорядочению и которые вам необходимо подготовить. Это позволит существенно сократить сроки проведения архивных работ и оптимизировать их стоимость. По вашему желанию все документы могут быть отобраны к обработке силами наших специалистов.
Какая гарантия предоставляется на оказанные услуги
На все оказанные услуги предоставляется гарантия 1 год.
Как осуществляется оплата
До начала выполнения работ, вы вносите 30% от общей стоимости, обозначенной в предварительно составленной смете, окончательная оплата по факту приемки работ. В особых случаях, возможна оплата по факту работ без внесения авансового платежа.
На чьей территории осуществляются работы
Все работы выполняются на территории архивного центра «Сфера». Это позволяет обеспечить минимальные сроки выполнения работ и предотвратить риски дискомфорта с вашей стороны (пыльные бумаги, шумные переплетчики, пахучий клей, приемка расходных материалов, заказ пропусков, много посторонних людей в вашем офисе и т.д.). Сохранность и целостность документов мы гарантируем договором.
Имеет ли право «Сфера» работать с документами, содержащими персональные данные
«Сфера» является профессиональным участником рынка архивных услуг. Мы имеем лицензии ФСТЭК на разработку и внедрение средств защиты конфиденциальной информации, а также являемся операторами персональных данных с правом обработки документов наших клиентов, содержащих персональные данные.
Какие документы предоставляются по результатам оказания услуг
По результатам архивной обработки документов мы предоставим вам описи дел, подлежащих дальнейшему хранению, акт о выделении дел на уничтожение, предисловия к описям, историческую справку.
Кто проводит обработку документов
Архивную обработку выполняют эксперты, имеющие высшее историко-архивное или профильное образование, а также сотрудники прошедшие курсы повышения квалификации.
Можно ли после обработки передать документы на государственное хранение
Все документы обрабатываются в соответствии с требованиями законодательства, и мы гарантируем, что они без проблем могут быть переданы на государственное хранение в случаях, предусмотренных законодательством.