Сканирование документов

Быстрое сканирование документов без лишних переплат за ненужные услуги

Сканирование документов позволяет организациям снижать риск утраты бумажных оригиналов, повышать эффективность и преемственность своих бизнес-процессов.

Быстрое и качественное
сканирование

Мы используем сканеры ведущих мировых производителей.
Это позволяет нам гарантировать высокое качество результатов при минимальных ценах на услуги.

Сканирование документов осуществляется на территории первого архивного лоукостера «Сфера» с применением современных сканеров ведущих мировых производителей Canon, Fujitsu, Kodak.

Мы сканируем сшитые или расшитые финансовые, бухгалтерские, договорные, юридические, клиентские, кредитные и иные документы с форматом листа не более А4.

Почему с нами выгодно
сотрудничать?

Доставка и возврат оригиналов силами осуществляются силами «Сферы» и включены в стоимость работ по сканированию.
Подготовка документов к транспортировке и сканированию осуществляется силами «Сферы», на платной основе.
Результаты работ по каждой папке или делу предоставляются в многостраничном PDF-файле, индексация осуществляется только по наименованию.

На стадии переговоров возможно выполнение работ по тестовому сканированию документов, достаточному для оценки качества сервисов «Сферы» и определения требований к результатам работ.
В рамках отдельной услуги может быть предоставлен доступ в удаленную систему «электронный архив».

Доступные цены
на сканирование документов

Наименование услуги	Стоимость
Потоковое сканирование расшитых документов (А4)	0,54 ₽ за 1 страницу
Сканирование сшитых документов (А4)	4,80 ₽ за 1 страницу
Подготовка документов к сканированию (изъятие файлов, скрепок, скоб)	0,60 ₽ за 1 страницу
Возврат документов в исходное состояние по результатам сканирования	0,60 ₽ за 1 страницу
Подготовка описания наименования итогового файла ? Стоимость указана из расчета, что в одной записи вводится не более 60 символов с пробелом, в случае превышения данного количества, итоговую стоимость уточняйте у «СФЕРА»	9,80 ₽ за 1 описание
Запись результатов сканирования на носитель информации (жесткий диск, CD-диск) предоставленный клиентом	900 ₽ за 1 носитель
Упаковка в транспортировочную тару, погрузка и перевозка документов (с учетом штрих-кода и транспортировочной тары) ? Минимальная стоимость поездки по одному адресу составляет 2000 руб.	100 ₽ за 1 коробку

Все услуги, кроме подготовки документов к транспортировке, осуществляются на территории «Сфера».
Услуги не облагаются НДС в связи с применением УСН

Понятные этапы
сканирования документов

Определение объемов документов, подлежащих сканированию, требований к результатам, срокам и составу работ.

Подготовка предложения по стоимости и технологиям выполнения работ.

Подготовка и согласование технического задания на работы, с указанием финальных требований к результатам и срокам их выполнения. Подписание договора на сканирование документов.

Подготовка и транспортировка документов в цех по сканированию «Сфера» (маркировка папок штрих-кодами, составление описи, упаковка в короба, подготовка передаточных актов и т.д.).

Демонстрация результатов работ на тестовом массиве. Подписание акта соответствия. Это позволит вам на начальной стадии оценить качество полученных результатов.

Выполнение оставшегося объема работ, передача результатов сканирования на носителе информации или их загрузка в облачную систему электронного архива «Сфера» с предоставлением к ней доступа вам и вашим коллегам.

Простые ответы
на важные вопросы

Почему не осуществляется сканирование документов в офисе клиента

Выполнение работы в цехе по сканированию «Сфера» позволяет нам не терять время на организацию рабочих мест сотрудников и настройку оборудования, обеспечить максимальную загрузку персонала в течение 24 часов (сокращение сроков проекта), гарантировать высокое качество полученных результатов.

Как происходят выдача и возврат документов при оцифровке

Документы принимаются и возвращаются по акту приема-передачи. Каждое дело/папка в момент передачи маркируется штрих-кодом. В рамках дополнительной услуги может быть подготовлена опись дел.

Осуществляется ли индексация отдельных документов внутри папки

В рамках комплекса услуг индексация отдельных документов не осуществляется. Составляется опись (имя итогового PDF) только на папки/дела/группировки.

Можно ли привезти документы на сканирование собственными силами

Вы можете самостоятельно подготовить опись на дела подлежащие сканированию и привезти их к нам. По факту оказания услуг и по результатам проверки качества полученных результатов мы вернем документы в исходный вид и подготовим к транспортировке.

Можно ли передавать на сканирование ветхие документы

Все услуги выполняются на профессиональном оборудовании, в зависимости от реального состояния документов. Вы можете передать документы в любом состоянии, не опасаясь за их целостность.

Как осуществляется контроль качества услуг

Технологи «Сферы» в ручном режиме контролируют качество каждого полученного образа документа. Основным условием является то, что результирующий образ должен соответствовать или быть лучше бумажного оригинала документа.

В каком качестве осуществляется сканирование документов

Стандартно, оцифровка осуществляется в разрешении 300 DPI градации серого (качество скан-образа или стандартного принтера). По вашему требованию разрешение может быть увеличено, а итоговый результат предоставлен в цвете.

Можно ли осуществлять сканирование на постоянной основе (абонентское сканирование)

Мы очень ценим постоянное сотрудничество с клиентами и в рамках абонентского обслуживания готовы предоставить вам выгодные особые условия сотрудничества и особые условия по сервисам (логические проверки документов, контекстное распознавание, система электронного архива).

В каком виде клиенту передаются результаты работ

Итоговые результаты передаются на электронных носителях, в формате и структуре файлов, заранее согласованных с вашими IT-специалистами. Помимо этого, возможна загрузка графических образов в вашу систему электронного архива и/или аналогичное облачное решение «Сфера».

Как осуществляется оцифровка сшитых документов

Данный вид документов сканируется на специальном оборудовании без расшивки и нанесения вреда целостности документов.

Все вопросы