Хранение документов

Хранение у нас в архиве, как минимум в 6 раз дешевле, чем у вас в офисе или на складе

Передавая редко востребованные документы своей организации на внеофисное хранение в первый архивный лоукостер «Сфера», вы повысите эффективность использования офисных площадей, сократите текущие затраты и обеспечите сохранность ценной информации.

Хранение документов только
в обезличенных коробах

Хранение документов осуществляется в фирменных коробах «Сфера». Короба могут быть предоставлены вам в аренду или находиться в вашей собственности.

Предоставление коробов в аренду позволит существенно уменьшить первичный платеж по подготовке документов к хранению.
Плата за хранение взимается пропорционально количеству переданных на хранение архивных коробов (от 1 шт.), минимальный платеж отсутствует.
По мере увеличения количества переданных архивных коробов плата за их ежемесячное хранение уменьшается.

3 способа подготовить документы к хранению

Силами сотрудников вашей организации

Это самый экономный, но при этом и трудоемкий процесс. Мы предоставим вам формы описей, необходимые расходные материалы, архивные короба. При подготовке документов к хранению от ваших сотрудников потребуется только четкое соблюдение предоставленных нами рекомендаций. Упакованные и подготовленные к передаче короба могут быть доставлены в архив автотранспортом вашей организации.

Подготовка документов к хранению на территории вашего офиса сотрудниками «Сферы»

Служба сервиса «Сфера» под вашим контролем выполнит все необходимые виды работ по подготовке документов к хранению. По факту упаковки дел в архивные короба будет предоставлена опись.

Данный подход потребует наличие рабочих мест для сотрудников «Сферы» и свободных площадей для складирования заполненных коробов.

Погрузка и транспортировка коробов на хранение осуществляются по согласованному с вами графику.

Подготовка документов к хранению на территории архивного хранилища «Сфера»

Данная опция подходит клиентам, которые ограничены в свободных офисных площадях, или в тех случаях, когда документы поступают на хранение из регионов. Специалисты службы сервиса «Сфера» готовы оказать транспортные услуги и принять документы непосредственно в архиве, провести их систематизацию, описание и упаковку в архивные короба.

Почему с нами выгодно
сотрудничать?

Отсутствие штрафов за досрочное расторжение договора или безвозвратное изъятие архивных коробов из архива.
Для оформления заказов на работу с документами предоставляется доступ в личный кабинет.
Подбор, доставка и возврат документов на место хранения осуществляются целыми коробами.
Вы можете самостоятельно забрать или вернуть короба в архиве «Сфера».
Доставка архивных коробов осуществляется на следующий рабочий день с момента получения заказа. Вы можете сэкономить до 50% от стоимости стандартной доставки, заказывая доставку архивных коробов в течение 5 рабочих дней.
В рамках сервисов оказываются услуги по конфиденциальному уничтожению документов шредером предоставлением акта.

Вы можете сэкономить от 50 000 ₽ при хранении документов

Рассчитайте возможную экономию за год
при хранении документов у нас

Сколько папок вы храните в офисе?

Ваша экономия
за год составит

Рассчитать заново

Помимо этого вы также
получаете

Сохранность документов

Сокращение затрат на оснащение и содержание собственного архива

Преемственную систему учета документов

Управление рисками

Доступные цены
на услуги архивного хранения

Наименование услуги	Стоимость
Хранение документов	от 11,9 ₽

Может ли изменяться стоимость хранения и в каких случаях?

В случае изменения перечня и состава оказываемых услуг и/или предоставления клиенту индивидуальных комплексов услуг и сервисов на абонентской основе, фактическая стоимость хранения может отличаться от указанной на сайте www.sferar.ru.

Понятные этапы по подготовке
и хранению документов

Определение объемов дел подлежащих передаче на внеофисное хранение, требований к результатам, срокам и составу работ.

Подготовка и согласование с клиентом предложения по стоимости работ, результатам и технологиям их выполнения.

Подготовка и согласование технического задания на работы, с указанием финальных требований к их результатам.

Подписание договора на хранение документов и сопутствующих приложений, согласование даты и времени начала работ.

Предоставление архивных коробов и штрих-кодов, составление описи, упаковка документов в короба, их погрузка и транспортировка.

Приемка документов в архиве, регистрация в системе учета размещение на стеллажах, дальнейшее сервисное обслуживание.

Простые ответы
на важные вопросы

Как получить самую минимальную стоимость хранения

По мере увеличения объема переданных на хранение архивных коробов будет уменьшаться и стоимость их ежемесячного хранения.

Может ли изменяться стоимость хранения и в каких случаях

В случае изменения перечня и состава оказываемых услуг и/или предоставления клиенту индивидуальных комплексов услуг и сервисов на абонентской основе фактическая стоимость хранения может отличаться от указанной на сайте www.sferar.ru стоимости.

Как правильно оценить возможные затраты на проект

Мы поможем просчитать стоимость подготовки и размещения документов в архиве «Сфера» на основании заполненного вами опросника (при незначительных объемах документов) или изучив реальный объем документов на текущем месте их хранения.

Какой график работы архива «Сфера»

С понедельника по пятницу с 9-00 до 18-00 (кроме праздничных и выходных дней).

Кому предоставляется право доступа к документам

Только представители вашей организации, обозначенные в бланке разрешенного доступа или соответствующей доверенности.

Принимаются ли документы на хранение в коробах иных архивных компаний или клиента

Хранение осуществляется только в архивных коробах «Сфера», в случае, если документы передаются в иных коробах, в обязательном порядке осуществляется их переупаковка.

Может ли клиент подготовить документы к хранению собственными силами

По вашему запросу мы предоставим все необходимые рекомендации, шаблоны описей, а также расходные материалы (короба, штрих-коды, пломбы). Для экономии средств вы можете все работы по упаковке, описанию и транспортировке документов до архива выполнить собственными силами.

Оказываются ли услуги по срочной доставке документов из архива (в день заказа)

В рамках услуг осуществляются доставка только на следующий после заказа день, срочная доставка не осуществляется.

Может ли клиент заказать скан-образ конкретного документа на свою почту

Вся работа с документами в рамках исполнения запросов осуществляется только целыми архивными коробами. Подбор отдельных документов не предусмотрен. Мы с удовольствием переведем в электронный вид и направим вам все содержимое короба или отдельные дела, входящие в его состав.

Существует ли клиентская комната для работы с документами на территории архива

В основном, мы храним редко используемые документы клиентов, в связи с этим услуга предоставления клиентской комнаты на территории архивохранилища не предусмотрена.

Возможно ли увеличение спектра оказываемых услуг «Сфера», в рамках потребностей клиента

Унификация услуг и ограничение их видов позволяют нам поддерживать высокие стандарты сервисов. Несмотря на это, мы готовы изучить все ваши текущие потребности в дополнительных услугах, дать свои предложения по порядку их оказания или предоставить обоснованный отказ.

Все вопросы