Сфера
Выгодные условия сотрудничества по базовым архивным услугам
Заказать обратный звонок

Хранение документов

Хранение у нас в архиве, как минимум в 6 раз дешевле, чем у вас в офисе или на складе
Передавая редко востребованные документы своей организации на внеофисное хранение в первый архивный лоукостер «Сфера», вы повысите эффективность использования офисных площадей, сократите текущие затраты и обеспечите сохранность ценной информации.
Хранение документов только
в обезличенных коробах
Хранение документов осуществляется в фирменных коробах «Сфера». Короба могут быть предоставлены вам в аренду или находиться в вашей собственности.
  • Предоставление коробов в аренду позволит существенно уменьшить первичный платеж по подготовке документов к хранению.
  • Плата за хранение взимается пропорционально количеству переданных на хранение архивных коробов (от 1 шт.), минимальный платеж отсутствует.
  • По мере увеличения количества переданных архивных коробов плата за их ежемесячное хранение уменьшается.
3 способа подготовить документы к хранению
Силами сотрудников вашей организации
Это самый экономный, но при этом и трудоемкий процесс. Мы предоставим вам формы описей, необходимые расходные материалы, архивные короба. При подготовке документов к хранению от ваших сотрудников потребуется только четкое соблюдение предоставленных нами рекомендаций. Упакованные и подготовленные к передаче короба могут быть доставлены в архив автотранспортом вашей организации.
Подготовка документов к хранению на территории вашего офиса сотрудниками «Сферы»
Служба сервиса «Сфера» под вашим контролем выполнит все необходимые виды работ по подготовке документов к хранению. По факту упаковки дел в архивные короба будет предоставлена опись.

Данный подход потребует наличие рабочих мест для сотрудников «Сферы» и свободных площадей для складирования заполненных коробов.

Погрузка и транспортировка коробов на хранение осуществляются по согласованному с вами графику.
Подготовка документов к хранению на территории архивного хранилища «Сфера»
Данная опция подходит клиентам, которые ограничены в свободных офисных площадях, или в тех случаях, когда документы поступают на хранение из регионов. Специалисты службы сервиса «Сфера» готовы оказать транспортные услуги и принять документы непосредственно в архиве, провести их систематизацию, описание и упаковку в архивные короба.
Почему с нами выгодно
сотрудничать?
  • Отсутствие штрафов за досрочное расторжение договора или безвозвратное изъятие архивных коробов из архива.
  • Для оформления заказов на работу с документами предоставляется доступ в личный кабинет.
  • Подбор, доставка и возврат документов на место хранения осуществляются целыми коробами.
  • Вы можете самостоятельно забрать или вернуть короба в архиве «Сфера».
  • Доставка архивных коробов осуществляется на следующий рабочий день с момента получения заказа. Вы можете сэкономить до 50% от стоимости стандартной доставки, заказывая доставку архивных коробов в течение 5 рабочих дней.
  • В рамках сервисов оказываются услуги по конфиденциальному уничтожению документов шредером предоставлением акта.
Вы можете сэкономить от 50 000 при хранении документов
Рассчитайте возможную экономию за год
при хранении документов у нас
Сколько папок вы храните в офисе?
?
Расчет является ориентировочным и подготовлен в информационных целях.

Расчет составлен при ширине корешка передаваемой на хранение папки в 8 см., а также усредненной годовой ставки аренды офиса в г. Москва, без учета коммунальных платежей.
Ваша экономия
за год составит
Отправить заявку
Рассчитать заново
Помимо этого вы также
получаете
Сохранность документов
Сокращение затрат на оснащение и содержание собственного архива
Преемственную систему учета документов
архив Сфера
Управление рисками
Доступные цены
на услуги архивного хранения
Наименование услуги Стоимость
Хранение документов
от 11,9
Может ли изменяться стоимость хранения и в каких случаях?
В случае изменения перечня и состава оказываемых услуг и/или предоставления клиенту индивидуальных комплексов услуг и сервисов на абонентской основе, фактическая стоимость хранения может отличаться от указанной на сайте www.sferar.ru.
Понятные этапы по подготовке
и хранению документов
Определение объемов дел подлежащих передаче на внеофисное хранение, требований к результатам, срокам и составу работ.
Подготовка и согласование с клиентом предложения по стоимости работ, результатам и технологиям их выполнения.
Подготовка и согласование технического задания на работы, с указанием финальных требований к их результатам.
Подписание договора на хранение документов и сопутствующих приложений, согласование даты и времени начала работ.
Предоставление архивных коробов и штрих-кодов, составление описи, упаковка документов в короба, их погрузка и транспортировка.
Приемка документов в архиве, регистрация в системе учета размещение на стеллажах, дальнейшее сервисное обслуживание.
Простые ответы
на важные вопросы
Как получить самую минимальную стоимость хранения
По мере увеличения объема переданных на хранение архивных коробов будет уменьшаться и стоимость их ежемесячного хранения.
Может ли изменяться стоимость хранения и в каких случаях
В случае изменения перечня и состава оказываемых услуг и/или предоставления клиенту индивидуальных комплексов услуг и сервисов на абонентской основе фактическая стоимость хранения может отличаться от указанной на сайте www.sferar.ru стоимости.
Как правильно оценить возможные затраты на проект
Мы поможем просчитать стоимость подготовки и размещения документов в архиве «Сфера» на основании заполненного вами опросника (при незначительных объемах документов) или изучив реальный объем документов на текущем месте их хранения.
Какой график работы архива «Сфера»
С понедельника по пятницу с 9-00 до 18-00 (кроме праздничных и выходных дней).
Кому предоставляется право доступа к документам
Только представители вашей организации, обозначенные в бланке разрешенного доступа или соответствующей доверенности.
Принимаются ли документы на хранение в коробах иных архивных компаний или клиента
Хранение осуществляется только в архивных коробах «Сфера», в случае, если документы передаются в иных коробах, в обязательном порядке осуществляется их переупаковка.
Может ли клиент подготовить документы к хранению собственными силами
По вашему запросу мы предоставим все необходимые рекомендации, шаблоны описей, а также расходные материалы (короба, штрих-коды, пломбы). Для экономии средств вы можете все работы по упаковке, описанию и транспортировке документов до архива выполнить собственными силами.
Оказываются ли услуги по срочной доставке документов из архива (в день заказа)
В рамках услуг осуществляются доставка только на следующий после заказа день, срочная доставка не осуществляется.
Может ли клиент заказать скан-образ конкретного документа на свою почту
Вся работа с документами в рамках исполнения запросов осуществляется только целыми архивными коробами. Подбор отдельных документов не предусмотрен. Мы с удовольствием переведем в электронный вид и направим вам все содержимое короба или отдельные дела, входящие в его состав.
Существует ли клиентская комната для работы с документами на территории архива
В основном, мы храним редко используемые документы клиентов, в связи с этим услуга предоставления клиентской комнаты на территории архивохранилища не предусмотрена.
Возможно ли увеличение спектра оказываемых услуг «Сфера», в рамках потребностей клиента
Унификация услуг и ограничение их видов позволяют нам поддерживать высокие стандарты сервисов. Несмотря на это, мы готовы изучить все ваши текущие потребности в дополнительных услугах, дать свои предложения по порядку их оказания или предоставить обоснованный отказ.