Архивное хранение кадровых документов в Москве
К основной кадровой документации относятся материалы для учета сотрудников компании (копии и оригиналы документов, предоставляемых при приеме на работу, личные дела сотрудников, трудовые соглашения, приказы и пр.).
Существует внутренняя документация, которая создается исключительно по инициативе работодателя. Такие бумаги носят факультативный характер, и, соответственно, после утраты необходимости они просто могут быть уничтожены.
Вопрос хранения кадровых документов актуален на сегодняшний день для любых компаний, так как ведение кадрового учёта является обязательной процедурой для всех юридических лиц. А поскольку количество документации в организациях только увеличивается, существует необходимость в оснащении отдельного помещения под хранение кадровых документов, или аренда готового архива, что обходится совсем недешево.
В связи с этим архивное хранение кадровых документов часто доверяют специализированным учреждениям. Одним из таких является наш архивный лоукостер «Сфера», где любые процедуры с бумагами осуществляются согласно установленным законодательством требованиям. Наш архив кадровой документации в Москве гарантирует профессиональное выполнение взятых на себя обязательств в четко оговоренное время с соблюдением требований о защите персональных данных и конфиденциальной информации.
Особенности хранения кадровых документов
Вы можете передать нам различные материалы по учёту сотрудников предприятия (копии, оригиналы, личные дела и т.д), а также документацию, определяющую трудовые отношения и выплаты между работником и компанией (трудовые соглашения, приказы, табели, невостребованные трудовые книжки, документы по начислению заработной платы, личные дела и карточки по учету).
Помимо этого мы можем провести полистную экспертизу ценности документов, отобрать и уничтожить те из них, сроки хранения которых подошли к концу и они утратили свою значимость.
Почему нам доверяют?
Выбирая наш архив кадровой документации Москвы, вы получаете необходимую инфраструктуру для грамотной организации хранения. Благодаря нам вы будете защищены от штрафов, сэкономите средства компании и личное время. У нас есть просторные помещения с требуемыми условиями, в частности, современным оборудованием и системой безопасности.
Также мы отслеживаем все изменения в законодательстве относительно требований по срокам хранения данных. Цена за хранение одного дела в месяц с учетом подготовки и выдачи справок по запросам - от 9 рублей в месяц. Чем больше объём документации вы передаете в архив, тем выгоднее для вас стоимость. Никаких дополнительных затрат и манипуляций с бумажными материалами без предварительного согласования!
Экспертиза, систематизация, нумерация, опись – сделаем всё на высшем уровне. Вы можете быть уверены в сохранности данных вашего предприятия от посягательств третьих лиц, обращайтесь!
Основная документация, касающаяся личного состава, подлежит длительному хранению – от 50 до 75 лет. Поэтому к сохранности таких бумаг необходимо подходить с особой тщательностью. Вот почему архивы, хранение кадровых документов для которых является одним из приоритетных направлений, следят за поддержанием определенной температуры в своих хранилищах, что позволяет содержать бумаги в надлежащем виде на протяжении длительного времени. Особое внимание уделяют системе пожарной безопасности, устанавливают современное видеонаблюдение, а также оборудуют помещения специальными стеллажами и коробами.
Если руководитель принимает решение хранить оконченные делопроизводством документы в сейфе или в отдельном помещении на предприятии, ему необходимо разработать положение о создании архива для хранения документации по персоналу и обеспечению ее целостности. Необходимо назначить ответственное лицо (как правило, из сотрудников кадровиков, а если таковые отсутствуют, то непосредственно самого руководителя).
Несоблюдение этих норм и правил влечет за собой административное правонарушение и штраф, предусмотренные статьей 13.20 Кодекса об административных правонарушениях.
Вы можете обратиться к профессионалам в специализированную организацию, которая осуществляет архивное хранение кадровых документов, цена за услугу несоизмерима с созданием и содержанием собственного хранилища, а также с возможными штрафами и потерянным временем руководителя предприятия.
Если речь идет о документации, дата создания которой с 2003 г., то в соответствии с частью 1 статьи 22 125-ФЗ максимальный срок хранения не более 50 лет. Если говорить о бумагах, принятых до конца 2002 г., то их сохранность должна быть обеспечена в течение 75 лет.
Документы с максимальным сроком хранения:
- приказы о приеме/увольнении, вступлении в должность;
- штатное расписание, трудовые соглашения, личные карточки;
- табели, отражающие учет рабочего времени (вредность);
- учетные карточки Т2;
- книги регистрации приказов по сотрудникам.
Менее 50 лет хранятся:
- свидетельства об аттестации рабочих мест;
- графики отпусков;
- приказы о направлении на учебу за счет работодателя;
- приказы о взысканиях и т. д.
Чтобы организовать грамотное хранение и не попасть на штрафы, помимо определенной квалификации необходимо иметь большое по площади и специально оборудованное помещение, регулярно следить за изменениями законодательства.
Выбирая архивы хранение кадровых документов Москва, большинство предприятий доверяют Первому Архивному Лоукостеру «Сфера» по ряду причин:
- Стоимость хранения одного дела в месяц составляет всего 2 рубля, чем больше томов передано на хранение, тем меньше общая цена.
- У нас установлена современная система безопасности.
- Мы располагаем специально оборудованными помещениями для хранения документации в первозданном виде на протяжении длительного времени.
- У нас работают профессионалы своего дела; мы производим полный цикл архивации документов (экспертиза, нумерация, систематизация, опись) с соблюдением действующих норм и правил перед помещением на хранение, что полностью исключает дополнительные финансовые и временные затраты, связанные с доработкой.
- Охрана хранилищ организована таким образом, что с нами вы можете быть уверены в сохранности информации от третьих лиц.