Архивное хранение кадровых документов в Москве

Вопрос хранения кадровых документов актуален на сегодняшний день для любых компаний, так как ведение кадрового учёта является обязательной процедурой для всех юридических лиц. А поскольку количество документации в организациях только увеличивается, существует необходимость в оснащении отдельного помещения под хранение кадровых документов, или аренда готового архива, что обходится совсем недешево.

В связи с этим архивное хранение кадровых документов часто доверяют специализированным учреждениям. Одним из таких является наш архивный лоукостер «Сфера», где любые процедуры с бумагами осуществляются согласно установленным законодательством требованиям. Наш архив кадровой документации в Москве гарантирует профессиональное выполнение взятых на себя обязательств в четко оговоренное время с соблюдением требований о защите персональных данных и конфиденциальной информации.

Вы можете передать нам различные материалы по учёту сотрудников предприятия (копии, оригиналы, личные дела и т.д), а также документацию, определяющую трудовые отношения и выплаты между работником и компанией (трудовые соглашения, приказы, табели, невостребованные трудовые книжки, документы по начислению заработной платы, личные дела и карточки по учету).

Помимо этого мы можем провести полистную экспертизу ценности документов, отобрать и уничтожить те из них, сроки хранения которых подошли к концу и они утратили свою значимость.

Выбирая наш архив кадровой документации Москвы, вы получаете необходимую инфраструктуру для грамотной организации хранения. Благодаря нам вы будете защищены от штрафов, сэкономите средства компании и личное время. У нас есть просторные помещения с требуемыми условиями, в частности, современным оборудованием и системой безопасности.

Также мы отслеживаем все изменения в законодательстве относительно требований по срокам хранения данных. Цена за хранение одного дела в месяц с учетом подготовки и выдачи справок по запросам - от 9 рублей в месяц. Чем больше объём документации вы передаете в архив, тем выгоднее для вас стоимость. Никаких дополнительных затрат и манипуляций с бумажными материалами без предварительного согласования!

Экспертиза, систематизация, нумерация, опись – сделаем всё на высшем уровне. Вы можете быть уверены в сохранности данных вашего предприятия от посягательств третьих лиц, обращайтесь!

Основная документация, касающаяся личного состава, подлежит длительному хранению – от 50 до 75 лет. Поэтому к сохранности таких бумаг необходимо подходить с особой тщательностью. Вот почему архивы, хранение кадровых документов для которых является одним из приоритетных направлений, следят за поддержанием определенной температуры в своих хранилищах, что позволяет содержать бумаги в надлежащем виде на протяжении длительного времени. Особое внимание уделяют системе пожарной безопасности, устанавливают современное видеонаблюдение, а также оборудуют помещения специальными стеллажами и коробами.

Если руководитель принимает решение хранить оконченные делопроизводством документы в сейфе или в отдельном помещении на предприятии, ему необходимо разработать положение о создании архива для хранения документации по персоналу и обеспечению ее целостности. Необходимо назначить ответственное лицо (как правило, из сотрудников кадровиков, а если таковые отсутствуют, то непосредственно самого руководителя).

Несоблюдение этих норм и правил влечет за собой административное правонарушение и штраф, предусмотренные статьей 13.20 Кодекса об административных правонарушениях.

Вы можете обратиться к профессионалам в специализированную организацию, которая осуществляет архивное хранение кадровых документов, цена за услугу несоизмерима с созданием и содержанием собственного хранилища, а также с возможными штрафами и потерянным временем руководителя предприятия.

Сроки хранения

Если речь идет о документации, дата создания которой с 2003 г., то в соответствии с частью 1 статьи 22 125-ФЗ максимальный срок хранения не более 50 лет. Если говорить о бумагах, принятых до конца 2002 г., то их сохранность должна быть обеспечена в течение 75 лет.

Документы с максимальным сроком хранения:

• приказы о приеме/увольнении, вступлении в должность;
• штатное расписание, трудовые соглашения, личные карточки;
• табели, отражающие учет рабочего времени (вредность);
• учетные карточки Т2;
• книги регистрации приказов по сотрудникам.

Менее 50 лет хранятся:

• свидетельства об аттестации рабочих мест;
• графики отпусков;
• приказы о направлении на учебу за счет работодателя;
• приказы о взысканиях и т. д.

Почему нам доверяют?

Чтобы организовать грамотное хранение и не попасть на штрафы, помимо определенной квалификации необходимо иметь большое по площади и специально оборудованное помещение, регулярно следить за изменениями законодательства.

Выбирая архивы хранение кадровых документов Москва, большинство предприятий доверяют Первому Архивному Лоукостеру «Сфера» по ряду причин: