Сфера
Выгодные условия сотрудничества по базовым архивным услугам
Заказать обратный звонок

Архивное хранение кадровых документов

В соответствии со статьей 309 ТК РФ в редакции 90-ФЗ от 30 июня 2006 г. все предприятия независимо от организационно-правовой формы обязаны вести кадровую документацию. Исключением являются микропредприятия. Поэтому неизбежно генерируется большой объем различных бумаг, регламентирующих взаимоотношения работника и работодателя. Законодательством четко регламентировано архивное хранение кадровых документов. Ознакомиться с перечнем документов, подлежащих передаче на хранение, можно в Законе об архивном деле от 22 октября 2004 г. и прочитав рекомендации Росархива от 23 декабря 2014 г.
К основной кадровой документации относятся материалы для учета сотрудников компании (копии и оригиналы документов, предоставляемых при приеме на работу, личные дела сотрудников, трудовые соглашения, приказы и пр.).
Существует внутренняя документация, которая создается исключительно по инициативе работодателя. Такие бумаги носят факультативный характер, и, соответственно, после утраты необходимости они просто могут быть уничтожены.
Условия хранения кадровой документации

Основная документация, касающаяся личного состава, подлежит длительному хранению – от 50 до 75 лет. Поэтому к сохранности таких бумаг необходимо подходить с особой тщательностью. Вот почему архивы, хранение кадровых документов для которых является одним из приоритетных направлений, следят за поддержанием определенной температуры в своих хранилищах, что позволяет содержать бумаги в надлежащем виде на протяжении длительного времени. Особое внимание уделяют системе пожарной безопасности, устанавливают современное видеонаблюдение, а также оборудуют помещения специальными стеллажами и коробами.

Если руководитель принимает решение хранить оконченные делопроизводством документы в сейфе или в отдельном помещении на предприятии, ему необходимо разработать положение о создании архива для хранения документации по персоналу и обеспечению ее целостности. Необходимо назначить ответственное лицо (как правило, из сотрудников кадровиков, а если таковые отсутствуют, то непосредственно самого руководителя).

Несоблюдение этих норм и правил влечет за собой административное правонарушение и штраф, предусмотренные статьей 13.20 Кодекса об административных правонарушениях.

Вы можете обратиться к профессионалам в специализированную организацию, которая осуществляет архивное хранение кадровых документов, цена за услугу несоизмерима с созданием и содержанием собственного хранилища, а также с возможными штрафами и потерянным временем руководителя предприятия.

Сроки хранения

Если речь идет о документации, дата создания которой с 2003 г., то в соответствии с частью 1 статьи 22 125-ФЗ максимальный срок хранения не более 50 лет. Если говорить о бумагах, принятых до конца 2002 г., то их сохранность должна быть обеспечена в течение 75 лет.

Документы с максимальным сроком хранения:

  • приказы о приеме/увольнении, вступлении в должность;
  • штатное расписание, трудовые соглашения, личные карточки;
  • табели, отражающие учет рабочего времени (вредность);
  • учетные карточки Т2;
  • книги регистрации приказов по сотрудникам.

Менее 50 лет хранятся:

  • свидетельства об аттестации рабочих мест;
  • графики отпусков;
  • приказы о направлении на учебу за счет работодателя;
  • приказы о взысканиях и т. д.
Почему нам доверяют?

Чтобы организовать грамотное хранение и не попасть на штрафы, помимо определенной квалификации необходимо иметь большое по площади и специально оборудованное помещение, регулярно следить за изменениями законодательства.

Выбирая архивы хранение кадровых документов Москва, большинство предприятий доверяют Первому Архивному Лоукостеру «Сфера» по ряду причин:

  • Стоимость хранения одного дела в месяц составляет всего 2 рубля, чем больше томов передано на хранение, тем меньше общая цена.
  • У нас установлена современная система безопасности.
  • Мы располагаем специально оборудованными помещениями для хранения документации в первозданном виде на протяжении длительного времени.
  • У нас работают профессионалы своего дела; мы производим полный цикл архивации документов (экспертиза, нумерация, систематизация, опись) с соблюдением действующих норм и правил перед помещением на хранение, что полностью исключает дополнительные финансовые и временные затраты, связанные с доработкой.
  • Охрана хранилищ организована таким образом, что с нами вы можете быть уверены в сохранности информации от третьих лиц.