Депозитарное хранение документов

Согласно законодательству Российской Федерации предприятия, учреждения, частные компании и другие субъекты предпринимательской деятельности обязаны хранить документацию, подтверждающую факт осуществления финансово-хозяйственных операций, в течение регламентированного законом времени. Для каждого документа предусмотрена определенная длительность его хранения, которая исчисляется с 1 января года, следующего за годом завершения операции. Поначалу деловые бумаги хранятся на оперативном учете, затем передаются в архив.

Актуальность

Не каждая компания может позволить себе выделить площади под архив по причине их отсутствия. Можно было бы их арендовать, но это дополнительные расходы, и архив – это не просто помещение. Оно должно иметь свой микроклимат и соответствующее оснащение, быть безопасным и надежно защищенным от пожаров, затоплений и проникновения злоумышленников. Содержание собственного архива является недешевым мероприятием, поэтому компания для обеспечения сохранности информационных носителей может передавать их сторонним организациям и учреждениям.

Депозитарное хранение документов – это хранение прежде всего архивной документации. Сдается она в архивы, музеи, библиотеки, академии наук РФ с государственной формой собственности. Отношения между учреждением и собственником бумаг регулируются договором, согласно которому за сохранность реквизитов отвечает учреждение, а права собственности принадлежат владельцу.

Депозитарное хранение цена

Стоимость хранения документов в Первом Архивном Лоукостере «Сфера» составляет не более 20 рублей за коробку в месяц. При увеличении объема хранимых документов стоимость уменьшается до 11,90 рубля.

Особенности внеофисного хранения как альтернатива депозитарному хранению

В этом случае документация как на бумажном, так и электронном носителе передается на хранение специализированной архивной компании. Само хранение осуществляется в архивных коробах. Перед тем как укладывать документы в коробку, их сканируют и вносят в программу с указанием краткой информации о предприятии, бумагах, деталях описи и месте расположения. Вся информация снаружи короба обезличена, и для удобства пользования каждый носитель маркируется штрихкодом и укладывается на полку стеллажа.

Материалы из архива изымаются согласно требованию заказчика, которое фиксируется в оперативном учете. Собственник может брать документы на некоторое время или забрать их совсем. Организация, отвечающая за сохранность деловых бумаг, соблюдает корпоративную этику и гарантирует неразглашение информации.

В каких условиях должны храниться документы

Депозитарное хранение архивных документов предоставляется в хорошо вентилируемых помещениях с соответствующим температурно-влажностным режимом. Оптимальные температура и влажность воздуха достигаются за счет эксплуатации систем кондиционирования, включающих вентилирование, подачу свежего воздуха, нагрев, охлаждение, осушение и рекуперацию тепла. В помещениях хранилища в соответствии с графиком санитарно-эпидемиологических мероприятий проводятся дератизация и дезинфекция.

К хранилищу предъявляются следующие требования:

оно должно быть безопасным, защищенным от пожара, затопления и несанкционированного доступа;
через него не должны проходить магистральные трубопроводы;
электропроводка должна быть хорошо изолированной и скрытой;

в нем не должны использоваться нагревательные приборы и открытый огонь;
Сокращение времени на поиск информации.
не допускается также хранение пищевых продуктов и размещение посторонних предметов и объектов.

Преимущества

Депозитарное или внеофисное хранение документов обеспечивает собственнику сохранность его деловых бумаг без выделения площадей под архив, затрат на материально-техническое оснащение и введения в штат предприятия дополнительных рабочих единиц – архивариусов. Таким образом у компании появляется возможность выполнить предусмотренные федеральным законодательством обязательства по сохранности документов, обеспечив при этом оптимальные условия их содержания.

За сохранность бумажных носителей отвечает организация, оказывающая услугу депозитарного хранения, а права собственности принадлежат владельцу документации. Сотрудники организации осуществляют контроль за исполнением закона «Об архивном деле», своевременно проводя экспертизу ценности документов и уничтожая носители с истекшим сроком хранения с оформлением соответствующих бумаг.