Сфера
Выгодные условия сотрудничества по базовым архивным услугам
Заказать обратный звонок

Депозитарное хранение документов в Москве

Согласно законодательству Российской Федерации предприятия, учреждения, частные компании и другие субъекты предпринимательской деятельности обязаны хранить документацию, подтверждающую факт осуществления финансово-хозяйственных операций, в течение регламентированного законом времени. Для каждого документа предусмотрена определенная длительность его хранения, которая исчисляется с 1 января года, следующего за годом завершения операции. Поначалу деловые бумаги хранятся на оперативном учете, затем передаются в архив.

По действующему законодательству РФ любое предприятие, будь-то частная фирма или государственное учреждение, должно хранить документы, свидетельствующие об оказании услуг и проведении финансово-хозяйственных операций. Этот срок определяется исходя из типа информационных носителей, так как для каждого своя длительность хранения. Сначала деловые бумаги содержатся на оперативном учёте, а уже потом передаются в архив, но и под него выделить или арендовать специальное помещение могут не все собственники. Для этого мы предлагаем профессиональную организацию депозитарного хранения документов в указанных по законодательству условиях.

Это особый микроклимат с хорошей вентиляцией, оптимальной температурой и влажностью, удобные короба, современное оснащение, пожарная безопасность, видеонаблюдение, защита от взломов и посторонних глаз. Также архив регулярно проходит процесс дезинфекции. В нашем лоукостере документация хранится с соблюдением всех стандартов и рекомендаций!

Особенности депозитарного хранения

Если вам понадобится какой-то короб, дело или акт на время или насовсем, по заявке этот материал будет оперативно предоставлен из архива. Мы гарантируем неразглашение данных и придерживаемся корпоративной этике в полном объёме, поэтому вы можете нам доверять. Стоимость организации депозитарного хранения документов при этом не превышает средних значений по Москве и начинается от 11,90 руб. за короб в месяц. Наши сотрудники тщательно контролируют этапы подготовки, разбора, описи и раскладывания документации по важности и периоду передачи на хранение.

Если нет времени искать площадь под архив, не располагаете лишними финансами на его материально-техническое оснащение у себя на предприятии, и оплачивать работу ответственного за архив нецелесообразно, будем рады сотрудничеству. Архивная компания «Сфера» занимается организацией депозитарного хранения на высшем уровне.

Актуальность

Не каждая компания может позволить себе выделить площади под архив по причине их отсутствия. Можно было бы их арендовать, но это дополнительные расходы, и архив – это не просто помещение. Оно должно иметь свой микроклимат и соответствующее оснащение, быть безопасным и надежно защищенным от пожаров, затоплений и проникновения злоумышленников. Содержание собственного архива является недешевым мероприятием, поэтому компания для обеспечения сохранности информационных носителей может передавать их сторонним организациям и учреждениям.

Депозитарное хранение документов – это хранение прежде всего архивной документации. Сдается она в архивы, музеи, библиотеки, академии наук РФ с государственной формой собственности. Отношения между учреждением и собственником бумаг регулируются договором, согласно которому за сохранность реквизитов отвечает учреждение, а права собственности принадлежат владельцу.

Депозитарное хранение цена

Стоимость хранения документов в Первом Архивном Лоукостере «Сфера» составляет не более 20 рублей за коробку в месяц. При увеличении объема хранимых документов стоимость уменьшается до 11,90 рубля.

Особенности внеофисного хранения как альтернатива депозитарному хранению

В этом случае документация как на бумажном, так и электронном носителе передается на хранение специализированной архивной компании. Само хранение осуществляется в архивных коробах. Перед тем как укладывать документы в коробку, их сканируют и вносят в программу с указанием краткой информации о предприятии, бумагах, деталях описи и месте расположения. Вся информация снаружи короба обезличена, и для удобства пользования каждый носитель маркируется штрихкодом и укладывается на полку стеллажа.

Материалы из архива изымаются согласно требованию заказчика, которое фиксируется в оперативном учете. Собственник может брать документы на некоторое время или забрать их совсем. Организация, отвечающая за сохранность деловых бумаг, соблюдает корпоративную этику и гарантирует неразглашение информации.

В каких условиях должны храниться документы

Депозитарное хранение архивных документов предоставляется в хорошо вентилируемых помещениях с соответствующим температурно-влажностным режимом. Оптимальные температура и влажность воздуха достигаются за счет эксплуатации систем кондиционирования, включающих вентилирование, подачу свежего воздуха, нагрев, охлаждение, осушение и рекуперацию тепла. В помещениях хранилища в соответствии с графиком санитарно-эпидемиологических мероприятий проводятся дератизация и дезинфекция.

К хранилищу предъявляются следующие требования:

  • оно должно быть безопасным, защищенным от пожара, затопления и несанкционированного доступа;
  • через него не должны проходить магистральные трубопроводы;
  • электропроводка должна быть хорошо изолированной и скрытой;
  • в нем не должны использоваться нагревательные приборы и открытый огонь;
  • Сокращение времени на поиск информации.
  • не допускается также хранение пищевых продуктов и размещение посторонних предметов и объектов.
Преимущества

Депозитарное или внеофисное хранение документов обеспечивает собственнику сохранность его деловых бумаг без выделения площадей под архив, затрат на материально-техническое оснащение и введения в штат предприятия дополнительных рабочих единиц – архивариусов. Таким образом у компании появляется возможность выполнить предусмотренные федеральным законодательством обязательства по сохранности документов, обеспечив при этом оптимальные условия их содержания.

За сохранность бумажных носителей отвечает организация, оказывающая услугу депозитарного хранения, а права собственности принадлежат владельцу документации. Сотрудники организации осуществляют контроль за исполнением закона «Об архивном деле», своевременно проводя экспертизу ценности документов и уничтожая носители с истекшим сроком хранения с оформлением соответствующих бумаг.