14 сентября 2021

Архивация, хранение и оформление бухгалтерских документов

Архивация бухгалтерских документов – процедура подготовки бухгалтерских документов к передаче на хранение в архив. Стандартное резервное копирование документов включает три этапа: обработку, систематизацию и каталогизацию.

Архивная обработка бухгалтерских отчетов входит в перечень самых популярных услуг. Хранение дел в архиве способствует упрощению поиска данных и отслеживанию документов с истекшим сроком действия. При размещении бумаг в архиве следует придерживаться базового правила – документы подлежат хранению в составе дел в соответствии с принятой номенклатурой. Для этих целей отводятся оборудованные помещения, обеспечивающие сохранность бумаг. Запрещено архивное хранение документации в неприспособленных объектах.

Процесс архивного хранения бухгалтерских документов начинается с момента их заведения на предприятии и завершается в ходе подготовки к передаче в архив.

Утилизация архивных и секретных документов

Ликвидация архивной документации требуется в работе любой организации. Образующиеся в ходе осуществления деятельности организации документы обладают разной ценностью. Уничтожению подлежат бумаги, которые вышли из оборота компании. После процедуры утилизации непременно составляется соответствующий акт.

Уничтожение секретных документов осуществляется фирмой в составе не менее трех человек из лиц, имеющих соответствующий допуск к категории ликвидируемых бумаг. Оформляется процедура актом. Ликвидация производится путем сожжения или на бумагоперерабатывающих машинах.

Сканирование документации и создание цифровых архивов

Сканирование – удобный и быстрый способ перевода информации с бумажного носителя на цифровой. При обработке иллюстрации сканирование – единственный вариант воспроизвести изображение без потери качества.

Ежедневно мы создаем, применяем и редактируем различную документацию. Для удобства используются различные шаблоны. Процесс осложняется тем, что часть данных находится в бумажном, а часть в электронном виде. Цифровые архивы гарантируют надежное хранение информации, минимизируют риск утраты данных и упрощают их поиск.