20 сентября 2021

Архивирование документов постоянного срока хранения

Порядок делопроизводства, установленный ФЗ- N 125 «Об архивном деле в Российской Федерации», предусматривает постоянное хранение ряда документов. В их число входят материалы, содержащие информацию по основной деятельности муниципальных, городских и федеральной организаций и служб, а так же организаций, являющиеся источником комплектования госархива.

Содержание:

Порядок отбора документов постоянного срока хранения
В чем заключается архивирование документов?
Переплётные работы
Для чего производятся переплетные работы?
Преимущества от передачи дел в архив

Порядок отбора документов постоянного срока хранения

При определении документов, предназначенных для постоянного хранения, применяется номенклатура дел организации, а также перечень с указанием сроков хранения. Изучается каждый лист дела. Выявленные дублирующие материалы, копии, черновики и иные документы с ограниченным сроком хранения необходимо изъять. При полистном просмотре также отбираются материалы с истёкшим сроком хранения.

В чем заключается архивирование документов?

В ходе архивирования проводится комплекс переплётных и архивных работ. Это позволяет упорядочить и систематизировать значительный объём документов. В ходе архивирования составляется научно-справочный аппарат: опись дел, акт о выделении документов для уничтожения и т. д.

Архивирование документов проходит в несколько последовательных этапов:

Подготовительный. Анализ документарного фонда компании, определение его объема, состава и особенностей.
Сортировка. Отбор бумаг с истекшим сроком хранения, утративших актуальность, не имеющих ценности для последующей утилизации, а так же отбор подлежащих дальнейшему хранению.
Систематизация. Распределение документов по времени поступления, типу, принадлежности к той или иной структурной единице организации. Систематизированные материалы подшиваются в дела, которые должны быть заверены печатью организации. Эти мероприятия позволяют существенно упростить поиск нужных материалов в архиве.
Опись документов. Перед передачей в архив дела должны быть снабжены титульным листом. Он содержит перечень входящих в дело материалов, их число, архивный номер, сроки хранения и прочие данные.
Каталогизация. Установка на место хранения. Распределение дел по архивным стеллажам производятся в соответствии с их типом. На одной полке расположены бухгалтерские отчёты, на другой – личные дела сотрудников и т. д.

Переплётные работы

Переплетать требуется как документы постоянного срока хранения, так и материалы с ограниченным или оперативным (до 5 лет) сроком хранения.

Переплёт материалов постоянного срока хранения производится по завершению обработки архива, определения ценности каждого документа, выделения бумаг с истекшим сроком хранения для уничтожения.

Хранение дел в переплетённом виде позволяет избежать их порчи или утраты. Объем сформированного архивного дела не превышает 250 листов, его толщина (с учетом переплёта) не более 4 см.

При архивировании бумаги могут подшиваться в твёрдую обложку из картона. При этом требуется сохранить возможность прочтения любого листа дела.

Для чего производятся переплетные работы?

Переплёт материалов, переданных на хранение в архив, позволяет:

предотвратить несанкционированное изъятие документов;
избежать случайно порчи или утраты материалов при работе с ними;
высвободить дополнительные площади за счёт уплотнения дел;
сформировать дела для последующей их передачи на аудит;
подготовить документы перед передачей в архив.

Преимущества от передачи дел в архив

Повседневная деятельность любой организации связана с обработкой значительного объёма документов. Архивирование материалов имеет ряд преимуществ.

Строгий контроль и учёт всех документов. Конфиденциальность, защита от несанкционированного доступа или изъятия материалов.
При формировании производится каталогизация и систематизация материалов. Созданная база данных содержит информацию о местоположении документа в архиве.
Точная информация о дате поступления и содержании каждого документа позволяет своевременно утилизировать материалы с истекшим сроком хранения.
При ликвидации организации все дела будут переданы в одно из подразделений Архивного Фонда РФ.
Постоянная готовность к аудиту и проверкам контролирующих органов.