14 октября 2021

Архивное хранение документов в организации

Хранение документов в организации – задача, требующая внимания к каждому этапу. Любые упущения в этой области могут привести к утрате документации, повысить административные затраты и оказать негативное воздействие на деятельность организации в целом. Кроме того, учет и хранение документов в организации не становится проще из-за разнообразия объектов хранения, форматов бумажных носителей и их увеличивающихся объемов.

Типы документации на предприятии

Система хранения документов в организации зависит от профиля ее деятельности, а также типа дел, файлов или комплектов документов, которые условно можно разделить на следующие группы:

Организационно-распорядительная документация — комплекс документов, содержащих описание функциональных требований, задач, прав/обязанностей сотрудников организации, в том числе и руководящего состава по выполнению конкретных действий, связанных с основной деятельностью юридического лица. К таким материалам относятся бумажные и электронные документы следующих типов: приказы и приложения к ним, распоряжения, постановления, положения, инструкции и т.д. Срок хранения таких типов материалов составляет от 5 лет.
Бухгалтерские и финансовые документы. К данной группе относятся все первичные, учетные и отчетные документы по финансовой и хозяйственной деятельности организации: акты, счета, накладные, бухгалтерская отчетность, учётные регистры, счета- фактуры и т.д. Срок хранения таких типов материалов составляет от 5 лет.
Документы по кадровому учету: личные карточки, личные дела, трудовые договоры, приказы и т.д. Срок хранения таких типов материалов составляет от 5 лет, но основная масса из них должна сохранятся не менее 50 лет.
Материалы по профильной деятельности юридического лица. В зависимости от вида деятельности организации, у нее накапливается значительное количество договоров и клиентских досье (услуги физическим и юридическим лицам) , кредитных досье (услуги кредитования), историй болезней (в медицине), проектной документации (в проектировании) и т.д. Срок хранения таких типов материалов составляет от 5 лет

В зависимости от потребностей организации, учет и хранение документов в организации может быть организован полистный (единицей учета является отдельный документ) или по делам/досье/сшивам, когда документы являются составной частью одного вопроса (пример: клиентское досье, архивное дело).

Архивное хранение документов в организации может быть организовано следующим образом:

Бумажные материалы до окончания сроков хранения размещаются непосредственно на территории рабочих мест сотрудников, которые за них отвечают (актуально при незначительных объемах дел/документов или при частом обращении к оригиналам).
Руководство юридического лица определяет период, в рамках которого бумажные носители находятся у ответственных исполнителей (до 3 лет с момента их окончания), а далее они передаются на хранение во внутренний архив, или в хранилище внешнему поставщику (аутсорсинг).
Все поступающие в организацию документы на бумажных носителях сразу поступают во внутренний архив. В этом случае архивное хранение документов в организации реализовано таким образом, что сотрудники собственной архивной службы компании осуществляют действия по сбору бумажных материалов, проверки их комплектности и полноты, выявляют ошибки в оформлении. На завершающем этапе создаются электронные копии, с которым в дальнейшем и происходит вся последующая работа с актуальными данными, а сами бумаги размещаются на архивное хранение документов в организации.

Очень важно правильно определить оптимальный подход к организации жизненного цикла носителя информации, потому что неправильная система хранения документов в организации может привести к значительным затратам и рискам утраты ценной информации.

Наша компания занимается хранением документов любой организации с соблюдением государственных стандартов. Гарантируем надежность и конфиденциальность. Позвоните, нам чтобы обсудить вашу задачу, и мы предложим оптимальное для вас решение.