20 сентября 2021

Архивное хранение документов в строительных организациях

В соответствии с требованиями законодательства, предприятия, зарегистрированные на территории Российской федерации, обязаны хранить ряд документов в течение установленного срока. Для строительных организаций к обязательному перечню (учредительные документы, бухгалтерская отчётность и т.д.) добавлена отдельная категория материалов – техническая документация.

Для удобства хранения и облегчения поиска нужных бумаг документарная база строительных организаций должна быть разделена на две категории.

• Внутренняя документация: устав предприятия, приказы, штатное расписание, должностные инструкции, личные дела работников, зарплатные ведомости.
• Техническая документация: проекты, сметы, журналы производства работ и др.

Технические документы в архиве строительной организации

Деятельность строительных организаций строго регламентирована законодательством. Документация, связанная с согласованием и проведением работ, проходит многочисленные проверки различными контролирующими структурами. Для ряда документов предусмотрен длительный срок хранения. В архив должна быть передана следующая техническая документация:

• проектная – предварительные и итоговые расчёты, схемы строительства, конструктивные, объёмно-планировочные и архитектурные решения, данные об инженерном оборудовании;
• исполнительная – разрешительные документы, ведомость изменений проекта, сертификаты и паспорта применяемых стройматериалов, акты выполненных работ;
• финансовая – сметы работ, документы о приобретении материалов, контракты с подрядными организациями.

Порядок комплектации архива строительной организации

Порядок передачи документации на архивное хранение устанавливается распоряжением руководителя. В штатное расписание должна быть введена должность сотрудника, в обязанности которого входит проведение регулярных проверок текущей документации, оформление номенклатуры, формирование дел для последующей передачи в архив.

Если организация не имеет возможности организовать архив своими силами, законодательство допускает передачу дел на архивное хранение в специализированную организацию. Такие компании обязаны обладать лицензией на данный вид деятельности.

Услуги специализированных организаций

Формирование, комплектация и ведение архива проводится с учётом особенностей работ строительных организаций. Перед передачей дел в архив производится экспертиза с целью определения ценности бумаг. По её результатам для каждого документа определяется срок и категория хранения.

При хранении материалов в помещении сторонней организации гарантируется безопасность, защита от пожара и подтопления, предотвращение несанкционированного доступа, конфиденциальность документации.