В соответствии с требованиями законодательства, предприятия, зарегистрированные на территории Российской федерации, обязаны хранить ряд документов в течение установленного срока. Для строительных организаций к обязательному перечню (учредительные документы, бухгалтерская отчётность и т.д.) добавлена отдельная категория материалов – техническая документация.
Для удобства хранения и облегчения поиска нужных бумаг документарная база строительных организаций должна быть разделена на две категории.
Технические документы в архиве строительной организации
Деятельность строительных организаций строго регламентирована законодательством. Документация, связанная с согласованием и проведением работ, проходит многочисленные проверки различными контролирующими структурами. Для ряда документов предусмотрен длительный срок хранения. В архив должна быть передана следующая техническая документация:
Порядок комплектации архива строительной организации
Порядок передачи документации на архивное хранение устанавливается распоряжением руководителя. В штатное расписание должна быть введена должность сотрудника, в обязанности которого входит проведение регулярных проверок текущей документации, оформление номенклатуры, формирование дел для последующей передачи в архив.
Если организация не имеет возможности организовать архив своими силами, законодательство допускает передачу дел на архивное хранение в специализированную организацию. Такие компании обязаны обладать лицензией на данный вид деятельности.
Услуги специализированных организаций
Формирование, комплектация и ведение архива проводится с учётом особенностей работ строительных организаций. Перед передачей дел в архив производится экспертиза с целью определения ценности бумаг. По её результатам для каждого документа определяется срок и категория хранения.
При хранении материалов в помещении сторонней организации гарантируется безопасность, защита от пожара и подтопления, предотвращение несанкционированного доступа, конфиденциальность документации.