18 ноября 2021

Архивное хранение документов

Порядок хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов в России регламентирован Федеральным законом «Об архивном деле». Нарушение установленных требований является основанием для привлечения юридического лица, руководителя предприятия и ответственных работников к административной или уголовной ответственности. Подробная информация о сроках и условиях хранения различных материалов содержится в регулярно обновляемом «Перечне типовых управленческих документов». Организация архивного хранения документов

Документация, утратившая актуальность в текущем делопроизводстве, при условии, что ее срок хранения которой еще не истек, подлежит передаче в архив. В целях определения ценности и сроков хранения в рамках подготовке дел к передаче в архив проводится экспертиза ценности. Эта процедура может проводиться как сотрудниками самой организации (внутренняя экспертная комиссия), так и представителями внешних архивных компаний на основании договора. Также в особых случаях для оценки могут привлекаться специалисты государственных архивных учреждений. На основе экспертной оценки в зависимости от разновидности определенных к хранению бумажных материалов определяется порядок их формирования в дела и описания. Нашей компанией оказываются услуги по архивному хранению документов любых организаций.

Обязанности сотрудников

Архивариус или иные работники, привлекаемые к экспертизе ценности, упорядочению и к организации процесса архивного хранения документов, обязаны руководствоваться законодательными нормами в области архивного дела (ФЗ, правила, перечни, методические пособия) и внутренними положениями самой организации. В услуги по архивному хранению документов входит:

прием и выдача архивных материалов;
обеспечение сохранности документации;
систематизация документарной базы (формирование дел, составление описи и т.д);
контроль сроков хранения и своевременная утилизация неактуальных материалов;
контроль за доступом в помещение архива, обеспечение противопожарных мер.

Правила архивного хранения документов

Правила организации архивного хранения для государственных учреждений, являющихся источником комплектования архива, зачастую предусматривают централизованную передачу дел в обработанном виде в один из государственных или муниципальных архивов. Коммерческие предприятия могут организовать архив своими силами или передать документацию для хранения в специализированную компанию.