14 сентября 2021

Архивное хранение личной информации сотрудника

Процедура обработки, хранения документов и уничтожения бумаг, содержащих личную информацию кадров должны осуществляться по принципам, которые соответствуют целям работника. Этот вопрос регулируется нормами ФЗ № 152 «О защите персональных данных» от 27 июля 2006 года.

Способ хранения документов личных дел и обработки данных выбирается заранее. Таким образом, гарантируется условие конфиденциальности личных данных.

Категория персональных сведений охватывает: ФИО, данные о рождении, семейное положение, адрес прописки и фактического проживания и т.д. По заявлению сотрудника в эту категорию могут быть добавлены другие сведения.

Нормативное соответствие: задача по обеспечению конфиденциальности персональных данных кадров возлагается на руководителя. Он несет ответственность за обработку, хранение и своевременное уничтожение информации.

Возложенное на руководителя предприятия обязательство регулируется соответствующим внутренним нормативным актом - «обязательством о неразглашении персональных данных» или «положением о защите персональных данных». Статьей 90 ТК РФ закреплено, что за несоблюдение вышеуказанного требования конфиденциальности информации к работодателю могут применяться дисциплинарные или административные взыскания. В отдельных случаях он может привлекаться к гражданско-правовой или уголовной ответственности.

Требования к архивному хранению дел:законность действий, направленных на обработку, хранение и уничтожение личных дел сотрудников регламентируется статьей 137 Уголовного кодекса РФ, главой 14 Трудового кодекса РФ и статьей 24 Конституции РФ.

К внеофисному хранению документов предусмотрен ряд требований:

Все действия с конфиденциальной информацией проводятся только для содействия кадрам в прохождении обучения, устройстве на работу, повышении по службе и обеспечении безопасности.
Данные получаются исключительно от носителя.
При передаче любых личных сведений, лицо, осуществляющее архивное хранение, обязано предупредить о целях, в которых может быть использована информация.