20 сентября 2021

Архивные проверки

Законодательство Российской Федерации определяет перечень материалов, обязательных для хранения, сроки хранения для различных типов документов, а также условия и порядок создания архивов. Нарушение установленных требований является основанием для привлечения руководителя и сотрудников организации к ответственности. Для выявления нарушений контролирующими органами проводятся выборочные проверки.

На что обращают внимание проверяющие?

Проверка проводится сотрудниками государственной архивной службы. В их обязанности входит:

установить факт наличия необходимых документов;
сопоставить содержимое дел с их описанием;
проверить помещение, выделенное для архива, на соответствие установленным требованием (пожарная безопасность, ограничение доступа и т. д.);
определить соответствие реквизитов и сроков хранения.

При выявлении каждого несоответствия проверяющий составляет акт о нарушении. По результатам проверки решается вопрос о привлечении к ответственности и применении штрафных санкций.

Внутренние архивные проверки

Руководством организации должен быть организован постоянный контроль за порядком архивного хранения документов. Устанавливаются даты для плановых внутренних проверок (раз в 5 лет для документов постоянного хранения, раз в 10 лет – для материалов долгосрочного хранения).

Внеплановые внутренние проверки проводятся при:

назначении нового сотрудника, ответственного за архивное хранение документов;
реорганизации предприятия;
перемещении материалов архива в другое помещение (к примеру, при переезде организации);
чрезвычайных ситуациях, которые могли повлечь утрату или повреждение документации (пожар, затопление и т. д.).

Инициатором внутренней проверки является руководитель предприятия. В соответствии с его приказом должна быть организована комиссия из трёх человек. В неё должен входить сотрудник, ответственный за архивное хранение или делопроизводство, По результатам работы комиссии составляется акт проверки, который должен быть подписан руководителем организации.

Ответственность за нарушение архивного законодательства

Согласно статье 22 «Федерального закона об архивном деле в Российской Федерации» нарушение установленных правил является причиной для привлечения ответственных лиц к административной и уголовной ответственности.

Неправомерное уничтожение документов, чей срок хранения не истёк, влечёт наложение на организацию и ответственных сотрудников штрафа. Его размер определяется согласно коэффициенту МРОТ.

К ответственности за допущенные нарушения могут быть привлечены как руководитель, так и сотрудники организации: архивариус, главный бухгалтер.