Архивная обработка документов – это комплекс мер, направленных на упорядочение документов с целью обеспечения их сохранности. Документы, подлежащие хранению, обрабатываются должным образом и в строго определенном виде отправляются в архив. Ненужная документация уничтожается. Таким образом, обеспечивается порядок в документах, и соблюдается законодательство.
Для чего необходима архивная обработка документов?
Каждая хозяйственная операция осуществляется на основании соответствующих документов, которые поначалу находятся в оперативном учете. По мере завершения операций по ним, надобность в них отпадает, но уничтожать их нельзя.
Если в ходе проверки контролирующими органами обнаруживается отсутствие каких-либо документов, то предприятие и его руководитель несут административную, гражданско-правовую, а в некоторых случаях, и уголовную ответственность.
Согласно закону «Об архивном деле» налоговая документация хранится 4 года, большая часть бухгалтерских документов 5 лет, а договора гражданско-правового характера о выполнении работ или оказании услуг – 50 или 75 лет.
Хранить все документы в бухгалтерии нецелесообразно: они занимают много места и требуют создания специальных условий хранения. По истечении определенного времени документы подвергаются архивной обработке и передаются в архив.
Архивная обработка документов включает следующие этапы:
В чем преимущество архивных работ?
Архивные работы способствуют наведению порядка в документах. Благодаря им предприятие решает следующие задачи:
Если вам необходимо выполнить архивные работы, и вы не знаете, как это сделать, то заключите договор с архивной компанией, имеющей в своем арсенале необходимое оборудование и квалифицированных работников, которые помогут создать архив в кратчайшие сроки.