Сфера
Выгодные условия сотрудничества по базовым архивным услугам
Заказать обратный звонок
14 Сентября 2021

Архивные работы

Архивная обработка документов – это комплекс мер, направленных на упорядочение документов с целью обеспечения их сохранности. Документы, подлежащие хранению, обрабатываются должным образом и в строго определенном виде отправляются в архив. Ненужная документация уничтожается. Таким образом, обеспечивается порядок в документах, и соблюдается законодательство.

Для чего необходима архивная обработка документов?

Каждая хозяйственная операция осуществляется на основании соответствующих документов, которые поначалу находятся в оперативном учете. По мере завершения операций по ним, надобность в них отпадает, но уничтожать их нельзя.

Если в ходе проверки контролирующими органами обнаруживается отсутствие каких-либо документов, то предприятие и его руководитель несут административную, гражданско-правовую, а в некоторых случаях, и уголовную ответственность.

Согласно закону «Об архивном деле» налоговая документация хранится 4 года, большая часть бухгалтерских документов 5 лет, а договора гражданско-правового характера о выполнении работ или оказании услуг – 50 или 75 лет.

Хранить все документы в бухгалтерии нецелесообразно: они занимают много места и требуют создания специальных условий хранения. По истечении определенного времени документы подвергаются архивной обработке и передаются в архив.

Архивная обработка документов включает следующие этапы: 

  • проведение экспертизы ценности документов;
  • формирование дел и их сортировку по срокам хранения;
  • составление номенклатуры дел;
  • переплетные работы;
  • перемещение дел в архивохранилище;
  • составление топографии дел;
  • регулярный анализ находящихся в архивохранилище материалов на предмет актуальности;
  • вывоз и уничтожение утративших ценность носителей.

В чем преимущество архивных работ?

Архивные работы способствуют наведению порядка в документах. Благодаря им предприятие решает следующие задачи:

  • освобождение офиса от лишних бумаг;
  • систематизация бумаг с составлением их описей, позволяющих быстро отыскать требуемый документ;
  • содержание документации в надлежащем виде;
  • готовность к проверкам контролирующими органами в любое время;
  • в случае ликвидации предприятия, готовность к передаче дел в государственный архив;
  • анализ документов и своевременное их восстановление в случае утери;
  • обеспечение сохранности документов по личному составу в случае смены руководителя;
  • соблюдение законодательства.

Если вам необходимо выполнить архивные работы, и вы не знаете, как это сделать, то заключите договор с архивной компанией, имеющей в своем арсенале необходимое оборудование и квалифицированных работников, которые помогут создать архив в кратчайшие сроки.