20 сентября 2021

Бизнес-архив: задачи, достоинства и особенности формирования

Объём документооборота в коммерческих и государственных организациях постоянно растёт. Это приводит к дополнительной нагрузке на сотрудников и снижает эффективность работы компании. Однако, грамотный подход к использованию документарной базы позволит расширить возможности по управлению бизнесом и получить преимущество в сравнении с конкурентами.

Преимущества бизнес-архива

Систематизация массива финансовых документов, а также материалов, связанных с управленческими решениями внутри компании, открывает возможности для глубокого анализа принятых решений. Изучение упорядоченной документации необходимо для оценки эффективности работы организации на различных этапах, а также выработки стратегии дальнейшего развития. Создание бизнес-архива поможет при:

• организации работы клиентских отделов;
• контроле за работой в отделах и филиалах;
• построении маркетинговой стратегии;
• планировании организационных изменений;
• анализе эффективности принятых решений.

Информация, полученная в результате анализа материалов бизнес-архива, может использоваться для подтверждения правоты организации в случае возникновения споров с другими компаниями. Быстрый доступ к информации позволит сократить время, необходимое для принятия важных решений.

Особенности формирования бизнес-архива

Законодательство Российской Федерации предписывает передавать на архивное хранение значительное число документов. Формирование бизнес-архива предусматривает систематизацию большего числа документов. При этом учитывается специфика работы конкретной компании, её организационно-штатная структура, взаимосвязь между отделами и филиалами.

Для формирования бизнес-архива разработаны и активно внедряются готовые программные решения. Однако для каждой компании требуется внесение в них ряда изменений, учитывающих специфику работы предприятия.

Помощь профессионалов при создании бизнес-архива

Сотрудники специализированных компаний накопили значительный опыт, который будет использован для создания бизнес-архива вашей организации. В ходе работы решаются основные задачи:

• формирование и каталогизация архива;
• оцифровка материалов;
• внедрение специализированных компьютерных программ;
• обучение сотрудников компании работе с программным обеспечением.