14 сентября 2021

Что будет если нарушить порядок хранения и утилизации документов?

В Российском законодательстве все процессы работы с документацией строго регламентируются Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации». Так, согласно ст.27 нарушение соблюдения правил хранения, комплектования и уничтожения архивных документов влечет за собой ряд мер, начиная от гражданско-правовой и административной, вплоть до уголовной ответственности.

Меры пресечения распространяются, как на юридических и должностных лиц, а именно, генерального директора предприятия или главного бухгалтера, так и на остальных работников, ответственных за нарушение законодательства.

Какая форма ответственности распространится на организацию, и ее сотрудников, зависит исключительно от тяжести нарушения и устанавливается в зависимости от нормативных документов федерального и регионального значения, например, налоговым кодексом Российской Федерации.

Нарушениями условий архивного хранения, являются:

• Безосновательное и незаконное уничтожение документов;
• Потеря/порча документации в период установленного срока хранения, до его истечения;
• Несоблюдение требований комплектации и формирования дел;
• Нарушение условий хранения документов (не выделено отдельное помещение под бухгалтерские документы, легкий доступ к архиву, отсутствие пожарной системы) и прочее.

Гражданско-правовая ответственность

Данная ответственность налагается, в случае, когда ущерб можно возместить материально, например, при утрате или порче документов, не несущих особой ценности. Такая мера пресечения ограничивается компенсационным взысканием в виде выплаты штрафа или неустойки.

В случае серьезных нарушений, например, таких как нарушение условий хранения особо ценных документов, их у компании могут изъять через суд, согласно ст. 240 ГК Российской Федерации.

Административная ответственность

Административная мера пресечения за нарушение архивного законодательства ограничивается исключительно штрафами, сумма которых строго регламентируется КоАП РФ.

Так, за нарушение уполномоченными лицами правил хранения, формирования и учета документации согласно ст. 13.2о КоАП грозит небольшой штраф в размере от 300 до 500 рублей.

В случае нарушений правил ведения и сдачи бухгалтерской документации организация выплатит штраф в размере от 2000 до 3000 руб., ст. 15.11 КоАП.

За нарушение сроков хранения документации по личному составу должностные лица облагаются штрафом от 1 000 до 5 000 рублей, в частности самому предприятию от 30 000 до 50 000 рублей. (ч.1 статьи 5.27 КоАП).

Задержка сдачи документов по налоговому учету грозит компании штрафом в размере до 10 000 рублей. За то же нарушение превышающих один период – до 30 000 рублей. (п.1 и 2 статьи 120 НК)

Уголовная ответственность

В случае нарушений законодательства РФ об архивном деле, помимо административного наказания предусмотрена и уголовная ответственность.

Уголовная ответственность может быть наложена за несколько нарушений:

• Неправомерный отказ должностных лиц в предоставлении документов, собранных в установленном законом порядке, затрагивающих права и свободу граждан (ст. 140 УК РФ);

• «Уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов» (ст. 325 УК РФ);

• Непредоставление официальных бумаг налоговой службе (ст. 199 УК РФ).

В зависимости от тяжести преступления лицо ответственное за правонарушение может караться штрафом в размере от 100 000 руб., исправительными работами, а также лишением свободы сроком до двух лет.