14 октября 2021
Что делать с документами при закрытии предприятия
Возникают ситуации, когда приходится закрывать бизнес. До этого момента на предприятии скапливается немало организационно-распорядительных, финансово-отчетных и кадровых документов, сохранность которых необходимо обеспечить в течение определенного законом времени. Предприятие ликвидируется, но остаются документы с актуальными сроками хранения, которые уничтожать нельзя. Где их тогда хранить? Как с ними поступить?
Какие документы следует сдать в архив
При ликвидации юридического лица обязательной передаче на государственное хранение подлежат следующие документы:
- трудовые соглашения;
- приказы по личному составу о приеме и увольнении;
- дела и карточки работников;
- другие документы личного характера;
- акты;
- справки, выданные архивами;
- контракты.
Как правило, это документация постоянного и длительного хранения и сроком хранения 5-10 лет. Ее требуется привести в порядок, проверив на актуальность, систематизировав и оформив надлежащим образом.
Ответственность за подготовку и передачу документов в госархив возлагается на архивариуса или специально созданную для этих целей комиссию, что подтверждается соответствующими приказами по предприятию.
Как документация предприятия передается в архив
Перед тем как сдать бумаги в государственный архив при ликвидации юридического лица их необходимо подвергнуть ряду операций:
- провести экспертизу ценности;
- систематизировать;
- сформировать архивные дела;
- оформить их надлежащим образом;
- составить и оформить описи дел;
- сделать переплет;
- составить акт на изъятие бумажных носителей к уничтожению;
- согласовать описи дел и акт с экспертно-проверочной комиссией Государственного архива;
- составить сопроводительные документы;
- передать дела и подписать акты.
Передачу дел контролирует государственный архивариус. Он проверяет правильность оформления и принимает документы по описям. Сам факт передачи подтверждается актом, составленным в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон.
В государственное архивохранилище также может быть сдана документация обязательной отчетности. Другие бухгалтерские и хозяйственные документы остаются у бывшего владельца или передаются на хранение одному из учредителей.
Не представляющие ценности и с истекшими сроками хранения бумажные носители уничтожаются путем шредирования, что подтверждается соответствующим актом.
При передаче документации в учреждение госархива у ликвидируемых предприятий (из-за нехватки опыта) могут возникнуть трудности, и тогда процесс передачи затянется на неопределенное время. Если выполнение работ по подготовке и передаче документов в архив поручить профильной организации, то удастся избежать трудностей и справиться с поставленной задачей в кратчайшие сроки.
