Сфера
Выгодные условия сотрудничества по базовым архивным услугам
Заказать обратный звонок
14 Октября 2021

Что делать с документами при закрытии предприятия

Возникают ситуации, когда приходится закрывать бизнес. До этого момента на предприятии скапливается немало организационно-распорядительных, финансово-отчетных и кадровых документов, сохранность которых необходимо обеспечить в течение определенного законом времени. Предприятие ликвидируется, но остаются документы с актуальными сроками хранения, которые уничтожать нельзя. Где их тогда хранить? Как с ними поступить?

Какие документы следует сдать в архив

При ликвидации юридического лица обязательной передаче на государственное хранение подлежат следующие документы:

  • трудовые соглашения;
  • приказы по личному составу о приеме и увольнении;
  • дела и карточки работников;
  • другие документы личного характера;
  • акты;
  • справки, выданные архивами;
  • контракты.

Как правило, это документация постоянного и длительного хранения и сроком хранения 5-10 лет. Ее требуется привести в порядок, проверив на актуальность, систематизировав и оформив надлежащим образом.

Ответственность за подготовку и передачу документов в госархив возлагается на архивариуса или специально созданную для этих целей комиссию, что подтверждается соответствующими приказами по предприятию.

Как документация предприятия передается в архив

Перед тем как сдать бумаги в государственный архив при ликвидации юридического лица их необходимо подвергнуть ряду операций:

  • провести экспертизу ценности;
  • систематизировать;
  • сформировать архивные дела;
  • оформить их надлежащим образом;
  • составить и оформить описи дел;
  • сделать переплет;
  • составить акт на изъятие бумажных носителей к уничтожению;
  • согласовать описи дел и акт с экспертно-проверочной комиссией Государственного архива;
  • составить сопроводительные документы;
  • передать дела и подписать акты.

Передачу дел контролирует государственный архивариус. Он проверяет правильность оформления и принимает документы по описям. Сам факт передачи подтверждается актом, составленным в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон.

В государственное архивохранилище также может быть сдана документация обязательной отчетности. Другие бухгалтерские и хозяйственные документы остаются у бывшего владельца или передаются на хранение одному из учредителей.

Не представляющие ценности и с истекшими сроками хранения бумажные носители уничтожаются путем шредирования, что подтверждается соответствующим актом.

При передаче документации в учреждение госархива у ликвидируемых предприятий (из-за нехватки опыта) могут возникнуть трудности, и тогда процесс передачи затянется на неопределенное время. Если выполнение работ по подготовке и передаче документов в архив поручить профильной организации, то удастся избежать трудностей и справиться с поставленной задачей в кратчайшие сроки.