Сфера
Выгодные условия сотрудничества по базовым архивным услугам
Заказать обратный звонок
17 Ноября 2021

Электронный архив документов

Создание электронного архива – эффективный способ систематизировать документарную базу организации и избавиться от значительного объема бумажных материалов. Однако многие руководители продолжают скептически относиться к нововведениям в этой сфере.

Для чего нужен электронный архив документов?

Использование цифровых копий документов имеет ряд преимуществ:

  • сокращается время на поиск нужного материала, что позволяет сотрудникам эффективно использовать рабочее время;
  • сводится к минимуму вероятность повреждения или утраты бумажных оригиналов;
  • один и тот же документ могут одновременно использовать несколько сотрудников из разных структурных подразделений компании;
  • доступ к актуальным данным из любой точки мира.

Трудности при самостоятельном создании электронного архива

Несмотря на активную цифровизацию, затронувшую большинство коммерческих и государственных организаций, в России до сих пор не выработан единый подход к электронному архивированию. Каждая компания вынуждена решать возникающие задачи своими силами. Основные проблемы, с которыми сталкиваются интеграторы электронного архива документов:

  • обеспечение безопасности при работе в локальных сетях и с использованием сети Интернет;
  • ограничение доступа посторонних лиц к конфиденциальным документам. Полномочия работников компании должны быть ограничены согласно должностной инструкции и иным внутренним документам;
  • необходимость обучения сотрудников компании работе в специализированных программах;
  • необходимость приобретения дорогостоящего оборудования и его регулярного обслуживания.

Ведение электронного архива документов в сторонней организации

Компании, организующие электронное архивирование, действуют в соответствии с требованиями ст.17 Федерального закона «Об архивном деле». В число предоставляемых услуг входит:

  • хранение документарной базы, обеспечение сохранности электронных копий;
  • предоставление доступа сотрудников ко всем необходимым документам;
  • обеспечение безопасности, предотвращение несанкционированного доступа, контроль за историей использования документов.