17 ноября 2021
Электронный архив документов
Создание электронного архива – эффективный способ систематизировать документарную базу организации и избавиться от значительного объема бумажных материалов. Однако многие руководители продолжают скептически относиться к нововведениям в этой сфере.
Для чего нужен электронный архив документов?
Использование цифровых копий документов имеет ряд преимуществ:
- сокращается время на поиск нужного материала, что позволяет сотрудникам эффективно использовать рабочее время;
- сводится к минимуму вероятность повреждения или утраты бумажных оригиналов;
- один и тот же документ могут одновременно использовать несколько сотрудников из разных структурных подразделений компании;
- доступ к актуальным данным из любой точки мира.
Трудности при самостоятельном создании электронного архива
Несмотря на активную цифровизацию, затронувшую большинство коммерческих и государственных организаций, в России до сих пор не выработан единый подход к электронному архивированию. Каждая компания вынуждена решать возникающие задачи своими силами. Основные проблемы, с которыми сталкиваются интеграторы электронного архива документов:
- обеспечение безопасности при работе в локальных сетях и с использованием сети Интернет;
- ограничение доступа посторонних лиц к конфиденциальным документам. Полномочия работников компании должны быть ограничены согласно должностной инструкции и иным внутренним документам;
- необходимость обучения сотрудников компании работе в специализированных программах;
- необходимость приобретения дорогостоящего оборудования и его регулярного обслуживания.
Ведение электронного архива документов в сторонней организации
Компании, организующие электронное архивирование, действуют в соответствии с требованиями ст.17 Федерального закона «Об архивном деле». В число предоставляемых услуг входит:
- хранение документарной базы, обеспечение сохранности электронных копий;
- предоставление доступа сотрудников ко всем необходимым документам;
- обеспечение безопасности, предотвращение несанкционированного доступа, контроль за историей использования документов.
