Сфера
Выгодные условия сотрудничества по базовым архивным услугам
Заказать обратный звонок
14 Октября 2021

Электронный документооборот организации: ожидания и реальность

Компьютер давно стал неотъемлемой частью офисной техники, с успехом заменив печатную машинку. Поначалу это привело к росту бумажного документооборота. Но по мере создания и внедрения новых компьютерных программ у компаний появилась возможность перейти на электронный формат документов. Так ли просто отказаться от использования бумажных носителей и стоит ли это делать?

Культура ведения делопроизводства

Привычка пользоваться документами в бумажном виде сложилась крайне давно и уходит своими корнями вглубь веков, поэтому человеку крайне тяжело отказаться от традиционного способа ведения дел.

Создание документов в печатном виде, их учет, систематизация и подготовка к архивному хранению отрегулированы законодательством и происходят в строго определенном порядке.

Хранение и оборот документов в цифровом формате являются новшествами и ещё не отрегулированы на законодательном уровне. Внедрение системы ЭДО на предприятии подразумевает установку специальных компьютерных программ, позволяющих минимизировать бумажный документооборот и обеспечивающих быстрое взаимодействие между структурными подразделениями и контрагентами.

Особенности внедрения электронного документооборота организации

Все больше субъектов хозяйственной деятельности переходят на электронный документооборот, внедрение которого сопряжено с рядом трудностей. С одной стороны – это решение технических и организационных вопросов, с другой – преодоление сопротивления персонала. Невозможно перейти на цифровой формат за один день, его запускают поочередно, либо по отделам, либо по типу документов.

Сначала изучают специфику ведения делопроизводства на предприятии и определяют требования к разрабатываемой СЭД.

Затем разрабатывают алгоритм работы с документацией в электронном формате.

Как правило, компании закупают готовые СЭД, и в случае необходимости оплачивают услуги по адаптации. Некоторые крупные потребители оплачивают разработку сервиса с нуля.

Доработанные или вновь разработанные программы устанавливают на ПК, формируют учетные записи сотрудников, налаживают взаимодействие между ними и разграничивают доступ.

Работников организации обучают работе в новой программе, снабжая их распечатанными инструкциями и памятками.

Преимущества уменьшения бумажных потоков

Внедрение систем электронного документооборота организации значительно уменьшает количество бумаг в офисе и имеет ряд преимуществ:

  • ускоряет процесс доступа к информации;
  • обеспечивает высокую конфиденциальность;
  • сокращает затраты на закупку бумаги, картриджей и копировальной техники;
  • дает возможность работать удаленно над одним документом специалистам из разных структурных подразделений;
  • предотвращает безвозвратную утерю информации;
  • защищает от потери данных, что осуществляется беспрерывным резервным копированием;
  • освобождает пространство офиса для использования в более перспективных целях;
  • повышает эффективность работы сотрудников и компании в целом.