14 октября 2021
Электронный документооборот организации: ожидания и реальность
Компьютер давно стал неотъемлемой частью офисной техники, с успехом заменив печатную машинку. Поначалу это привело к росту бумажного документооборота. Но по мере создания и внедрения новых компьютерных программ у компаний появилась возможность перейти на электронный формат документов. Так ли просто отказаться от использования бумажных носителей и стоит ли это делать?
Культура ведения делопроизводства
Привычка пользоваться документами в бумажном виде сложилась крайне давно и уходит своими корнями вглубь веков, поэтому человеку крайне тяжело отказаться от традиционного способа ведения дел.
Создание документов в печатном виде, их учет, систематизация и подготовка к архивному хранению отрегулированы законодательством и происходят в строго определенном порядке.
Хранение и оборот документов в цифровом формате являются новшествами и ещё не отрегулированы на законодательном уровне. Внедрение системы ЭДО на предприятии подразумевает установку специальных компьютерных программ, позволяющих минимизировать бумажный документооборот и обеспечивающих быстрое взаимодействие между структурными подразделениями и контрагентами.
Особенности внедрения электронного документооборота организации
Все больше субъектов хозяйственной деятельности переходят на электронный документооборот, внедрение которого сопряжено с рядом трудностей. С одной стороны – это решение технических и организационных вопросов, с другой – преодоление сопротивления персонала. Невозможно перейти на цифровой формат за один день, его запускают поочередно, либо по отделам, либо по типу документов.
Сначала изучают специфику ведения делопроизводства на предприятии и определяют требования к разрабатываемой СЭД.
Затем разрабатывают алгоритм работы с документацией в электронном формате.
Как правило, компании закупают готовые СЭД, и в случае необходимости оплачивают услуги по адаптации. Некоторые крупные потребители оплачивают разработку сервиса с нуля.
Доработанные или вновь разработанные программы устанавливают на ПК, формируют учетные записи сотрудников, налаживают взаимодействие между ними и разграничивают доступ.
Работников организации обучают работе в новой программе, снабжая их распечатанными инструкциями и памятками.
Преимущества уменьшения бумажных потоков
Внедрение систем электронного документооборота организации значительно уменьшает количество бумаг в офисе и имеет ряд преимуществ:
- ускоряет процесс доступа к информации;
- обеспечивает высокую конфиденциальность;
- сокращает затраты на закупку бумаги, картриджей и копировальной техники;
- дает возможность работать удаленно над одним документом специалистам из разных структурных подразделений;
- предотвращает безвозвратную утерю информации;
- защищает от потери данных, что осуществляется беспрерывным резервным копированием;
- освобождает пространство офиса для использования в более перспективных целях;
- повышает эффективность работы сотрудников и компании в целом.
