20 сентября 2021

Этапы архивного хранения документов

Архивное хранение документов – ответственный процесс, порядок организации которого регламентируется ФЗ №125 «Об архивном деле в Российской Федерации» от 1 октября 2004 г. Федеральный закон закрепляет типы бумаг и сроки их архивного хранения, порядок утилизации и перечень требований к помещению архива.

Содержание:

Основные этапы архивной работы
Экспертиза ценности
Формирование дел
Передача дел в архив
Утилизация документации

Основные этапы архивной работы:

Первичная оценка документов и экспертиза ценности.
Формирование дел. Документы подшиваются и оформляются.
Передача дел в архив компании или на аутсорсинговое хранение.
Составление номенклатуры.
Утилизация документов, срок хранения которых истек.

Экспертиза ценности

Документация предприятия или организации проходит сортировку в подразделении, где осуществляется текущее хранение. В бухгалтерии хранятся финансовые счета и отчетность, в кадровой службе – личные дела сотрудников и т.д. Перечень типовых документов, закрепленный Росархивом, устанавливает четкие сроки и выделяет группы документов по срокам сбережения:

Кратковременному хранению (до 10 лет) подлежит первичная бухгалтерская отчетность, акты кассовых проверок, гарантийные письма, акты проверок финансово-хозяйственной деятельности.
Долговременное хранение (от 10 лет) распространяется на личные дела кадров, приказы руководства по личному составу и т.д.
На постоянное хранение отправляются годовые бухгалтерские отчеты, финансовые планы и т.д.

Выделение дел на архивное хранение документов и утилизацию проводится экспертной комиссией.

Формирование дел

Систематизация бумаг и формирование дел осуществляется с учетом типа и периода сбережения документов. На титульном листе дела указывается название, период хранения и дата создания, номер, индекс, число страниц. Далее располагается опись, содержащихся в папке документов.

Передача дел в архив

В процессе приема документов в архив проводится сверка, каждому материалу присваивается номер и индекс. Акт сверки подписывают ответственный сотрудник и представитель архива, принимающий документацию. Полученные папки отмечаются в номенклатуре дел с указанием информации с титульного листа.

Утилизация документации

По итогам экспертизы ценности на основании соответствующего акта выделяются дела, подлежащие уничтожению. При грамотной организации архива не составит труда определить, какие бумаги требуется уничтожить. Достаточно изучить номенклатуру дел. В акте указывается информация с обложек папок. Каждое дело полистно проверяется для исключения ошибок.