Сфера
Выгодные условия сотрудничества по базовым архивным услугам
Заказать обратный звонок
18 Ноября 2021

Где организовать архив на предприятии

Где хранить документы на предприятии

Многие документы, оконченные текущим делопроизводством, представляют значительную ценность, а их повреждение или утрата могут привести к серьёзным последствиям для компании и её работников. По мере накопления папок возникает вопрос - где хранить документы?

Ниже перечислены основные подходы, которые могут применяться организациями в рамках организации процесса хранения документов:

  • передача дел в собственный архив организации;
  • передача дел на хранение в государственный архив (для источников комплектования и в случае ликвидации юрлица);
  • передача бумажных носителей на хранение в специализированную архивную организацию.

Основные требования к собственному архиву организации

Федеральный закон «Об архивном деле» устанавливает ряд требований к помещениям, используемых под архив, исполнение которых позволит обеспечить сохранности ценных материалов:

  • Для задач организации архива на предприятии желательно использовать отдельное помещение, удаленное от промышленных объектов и бытовых помещений. Данное помещение должно быть оборудовано охранной сигнализацией и системой контроля доступа.
  • Наличие пожарной сигнализации и автоматической системы тушения. Запрет на использование в хранилищах нагревательных электроприборов, открытой электропроводки и светильников открытого типа.
  • Расположение архивной документации исключительно на стеллажах (стационарных или передвижных). Нельзя размещать материалы на полу, подоконниках и иных поверхностях.
  • Поддержание в помещении, где находится архив предприятия, температурного режима и рекомендуемой влажности. Бумажные носители должны быть защищены от попадания прямых солнечных лучей.

При формировании архива документов в организации запрещено использовать неотапливаемые, подвальные или чердачные помещения. Через хранилище не должны проходить трубы систем водоснабжения, водоотведения, газоснабжения. Подобные нарушения, выявленные при проверке, могут привести к штрафу для юридического лица и должностных лиц.

Основные обязанности архивариуса

Задачи по организации архива на предприятии являются основными должностными обязанностями архивариуса, который в рамках своих должностных обязанностей должен отвечать за:

  • сохранность документарной базы;
  • систематизацию и каталогизацию материалов, переданных в архив;
  • контроль за установленными сроками хранения;
  • утилизацию документов, не подлежащих дальнейшему хранению;
  • обработку документов, подлежащих долговременному хранению;
  • перевод документов в электронный вид.