18 ноября 2021
Где организовать архив на предприятии
Где хранить документы на предприятии
Многие документы, оконченные текущим делопроизводством, представляют значительную ценность, а их повреждение или утрата могут привести к серьёзным последствиям для компании и её работников. По мере накопления папок возникает вопрос - где хранить документы?
Ниже перечислены основные подходы, которые могут применяться организациями в рамках организации процесса хранения документов:
- передача дел в собственный архив организации;
- передача дел на хранение в государственный архив (для источников комплектования и в случае ликвидации юрлица);
- передача бумажных носителей на хранение в специализированную архивную организацию.
Основные требования к собственному архиву организации
Федеральный закон «Об архивном деле» устанавливает ряд требований к помещениям, используемых под архив, исполнение которых позволит обеспечить сохранности ценных материалов:
- Для задач организации архива на предприятии желательно использовать отдельное помещение, удаленное от промышленных объектов и бытовых помещений. Данное помещение должно быть оборудовано охранной сигнализацией и системой контроля доступа.
- Наличие пожарной сигнализации и автоматической системы тушения. Запрет на использование в хранилищах нагревательных электроприборов, открытой электропроводки и светильников открытого типа.
- Расположение архивной документации исключительно на стеллажах (стационарных или передвижных). Нельзя размещать материалы на полу, подоконниках и иных поверхностях.
- Поддержание в помещении, где находится архив предприятия, температурного режима и рекомендуемой влажности. Бумажные носители должны быть защищены от попадания прямых солнечных лучей.
При формировании архива документов в организации запрещено использовать неотапливаемые, подвальные или чердачные помещения. Через хранилище не должны проходить трубы систем водоснабжения, водоотведения, газоснабжения. Подобные нарушения, выявленные при проверке, могут привести к штрафу для юридического лица и должностных лиц.
Основные обязанности архивариуса
Задачи по организации архива на предприятии являются основными должностными обязанностями архивариуса, который в рамках своих должностных обязанностей должен отвечать за:
- сохранность документарной базы;
- систематизацию и каталогизацию материалов, переданных в архив;
- контроль за установленными сроками хранения;
- утилизацию документов, не подлежащих дальнейшему хранению;
- обработку документов, подлежащих долговременному хранению;
- перевод документов в электронный вид.
