Архивное хранение бухгалтерских документов

Предприятия России активно переходят на электронный документооборот. Несмотря на это, еще широко применяются накладные, счета-фактуры, доверенности, кассовые ордера и иные документы на бумажных носителях. Очень важно их правильно хранить, в течение сроков, определенных на законодательном уровне. Это связано с возможностью проверки деятельности юридического лица за предыдущие годы. Если первичные документы, регистры бухучета, отчетность правильно систематизировать и учитывать, можно предотвратить риск их утраты и повреждения.

Алгоритм хранения бухгалтерских документов

Бухгалтеры вынуждены вручную обрабатывать сотни и тысячи накладных, актов выполненных работ, авансовых отчетов, перенося из них данные в систему учета. Потом документы подшивают в папки по тематике, в хронологическом порядке. На корешке каждой папки должна быть пометка с указанием вида вложения и периода, к которому оно относится. Папки размещают на полках шкафов в бухгалтерии. По мере наполнения папок их содержимое сшивают и нумеруют, составляют описи с указанием сроков хранения. По окончании отчетного календарного года обычно документы передают во внутренний или внешний архив на хранение.

Порядок хранения бухгалтерских документов после ликвидации организации

При ликвидации организаций очень важно решить, что делать с теми документами, срок хранения которых еще не истек. Здесь возможны варианты:

• если ликвидируется филиал или обособленное подразделение, все бумажные материалы и базы данных передаются в головную структуру, если она продолжает функционировать;
• если закрывается юридическое лицо при условии, что правопреемник отсутствует, все кадровые и иные документы на договорной основе должны быть переданы в муниципальный или государственный архив;
• в случае, если государственный архив отказывает в приемке на хранение бухгалтерских и иных бумаг по хозяйственной деятельности или стоимость их услуг велика, возможна передача документов с минимальными затратами в современные хранилища Первого архивного лоукостера «СФЕРА».

Ликвидатор компании должен организовать все необходимые действия по структурированию бумаг и их подготовке к передаче в архив.

Где хранить бухгалтерские документы, пока организация функционирует?

Пока не завершен отчетный период, документы находятся в ведении бухгалтерии. Сотрудники, работающие на конкретных участках, подшивают их в папки, составляют описи, проводят нумерацию. Обычно на титульной стороне папки делается запись о том, кто является ответственным, за какой период подшиты документы.

Заполненные папки надлежит передавать в архив бухгалтерских документов. Обычно архивное хранилище располагается в специальном закрытом помещении, защищенном от воздействия воды и риска возгорания. Обязательное условие – поддержание определенного микроклимата, чтобы бумажные носители не подвергались воздействию плесени и грибка.

Частные предприятия в соответствии с действующим законодательством могут самостоятельно создавать архивы, но это не обязательно. Для бухгалтерии важно, чтобы все документы были в сохранности и их можно было предъявить инспектору в ходе проверки. В противном случае можно получить отказ в вычете НДС, доначисление налогов и штрафы в значительных объемах.

Как долго хранить бухгалтерские документы организации?

В архивном законодательстве прямо сказано, что бухгалтерские документы надлежит хранить не менее пяти лет. Налоговый кодекс предписывает, что период хранения составляет четыре года, а также что срок хранения устанавливается архивными нормами. Получается, что основной срок жизни бухгалтерских бумаг – пять лет.

В отношении некоторых бумаг установлены другие сроки:

• 75 лет – именно столько надлежит хранить приказы, справки, личные дела при условии, что они созданы до 2003 года;
• 50 лет – такие сроки хранения определены для кадровых документов, сформированных в 2003 году и позднее;
• 10 лет – срок хранения накладных при условии, что они имеют отношение к продаже или передаче в залог имущества, принадлежащего организации; столько же хранятся акты, в которых отражены недостачи, растраты, кражи.

Особенности хранения первичных документов бухгалтерского учета

При определении сроков архивного хранения бухгалтерских документов первично, необходимо руководствоваться требованиями 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», а также архивным перечнем. В нем сказано, что:

• первичные учетные документы, регистры, бухотчетность, заключения, составленные по итогам аудиторских проверок, необходимо хранить не менее пяти лет;
• бланки учетной политики, иные стандарты, принятые экономическим субъектом, важно хранить пять лет.

Отдельно необходимо коснуться сроков размещения документов, поступивших в организацию в электронном формате. Хозяйствующие субъекты обязаны хранить их пять лет, начиная с момента последнего применения для формирования бухбаланса.

Порядок уничтожения бухгалтерских документов

Если предписанные законом сроки хранения истекли, документы необходимо изъять из архива и уничтожить. Руководитель организации издает приказ о создании специальной комиссии. Ее члены проверяют документы, оценивают их важность и актуальность. По итогам работы составляется акт с указанием перечня бумаг, подлежащих уничтожению.

Нет необходимости переписывать все накладные, акты выполненных работ и т. д. В протоколе указываются только временные интервалы, количество папок и документов. Дополнительно проставляются дата составления акта и его номер, после чего он передается на утверждение руководителю организации.

Кто отвечает за архивное хранение бухгалтерских документов?

Действующее законодательство предусматривает, что организацией процессов хранения занимается руководитель организации. Если инспектор ФНС, ПФР или ФСС запросит определенный документ и не получит его для проверки, штрафы будут выписаны на бухгалтера, руководителя и организацию.

Если на определенном этапе выясняется, что документы утрачены, испорчены, директор или лицо, исполняющее его обязанности, обязано создать комиссию для выяснения обстоятельств происшествия. По итогам проверки составляется акт с указанием причин утраты документов. Его предъявляют проверяющим в случае необходимости.

Хранение архивных документов в коробках

С апреля 2004 года в России действует 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ». Он регламентирует вопросы создания и работы архивов, организации хранения. В частности, в законе есть положения, предписывающие, что документы должны быть защищены от неблагоприятных внешних воздействий (вода, тепловое воздействие, сырость).

Лучший способ предотвратить порчу – применение специальных коробок из трех- или пятислойного гофрокартона толщиной 1–3 мм. Они устойчивы к остаточному электричеству, пыли, влажности, деформациям. Промышленность предлагает модификации, рассчитанные на разное количество папок или листов.

Передача в архив бухгалтерских документов

Если ваша компания работает, производит и отгружает продукцию, ей неизбежно приходится обрабатывать значительные объемы первичной документации. Но что делать, если нет возможности организовать собственный архив?

Обратиться в Первый архивный лоукостер «Сфера». Мы оказываем услуги по систематизации, хранению и обслуживанию документов. Мы работаем с соблюдением требований закона «Об архивном деле в РФ». Все накладные, кадровые дела упаковываются в особые коробки, нумеруются, составляются описи.

Вы можете получить необходимые вам документы, если предстоит проверка, поступил запрос со стороны контролирующих инстанций или необходимо выдать справку сотруднику.