20 сентября 2021

Как правильно посчитать расход на архив в организации?

Архив – это не только способ хранения документации, но и существенная статья расходов предприятия. При необходимости создания архива в организации следует предварительно рассчитать, сколько финансовых вложений потребует решение этой задачи. Расходы на организацию и содержание бумажного и электронного архива считаются по-разному.

Расходы на традиционный архив 

При создании традиционного архива «с нуля» руководству предприятия потребуется выделить средства на следующие статьи расходов:

• Оборудование внутреннего пространства хранилища – ящики, стеллажи, сейфы и т.д.
• Канцелярские принадлежности – файлы, папки, скоросшиватели и многое другое.
• Оснащение помещения климатическим и пылеудаляющим оборудованием, системой безопасности.
• Сканер, копировальное оборудование и другая оргтехника. Оборудование избавит от необходимости выносить документы из хранилища для размножения на несколько экземпляров.
• Работа экспертов при проведении экспертизы ценности бумаг.
• Оплата труда архивариуса. В некоторых компаниях обязанности по ведению архива возлагаются на секретаря или сотрудника отдела кадров.

Это базовые расходы на архив организации. Отдельной статьей идут выплаты налогов с каждого штатного сотрудника архивного отдела.

В мелких компаниях обязанности по ведению архива возлагаются на бухгалтера или кадровика. При большом объеме документов может возникнуть необходимость в найме архивариуса, организации самостоятельного архива или структурного подразделения в составе службы делопроизводства. Эти нюансы также влияют на величину расходов. При необходимости выделения хранилища в обособленное структурное подразделение целесообразнее задуматься об автоматизации архива, чтобы не увеличивать штат архивных специалистов.

Расходы на электронный архив в организации

Как и в случае с традиционным архивом, основная статья расходов предназначена на создание хранилища. Большая часть денежных средств уйдет на покупку технического оснащения и оцифровку бумаг. Содержание цифрового архива не требует финансовых вложений. Необходимо купить:

• Оргтехнику для перевода данных в цифровой вид.
• Сервер или системный блок.
• Специализированное программное обеспечение для систематизации и хранения данных.

Дополнительно оплачиваются услуги экспертной комиссии и специалистов, осуществляющих настройку системы. 

Затраты на архив на аутсорсинге 

Заключение договора на получение услуг архивной компании избавляет клиента от крупных первоначальных вложений. Заказчику не потребуется приобретать мебель, технику и программное обеспечение.

Квалифицированные специалисты архивной организации выполнят любой объем работы быстро и качественно. Сотрудничество с аутсорсинговой компанией – экономически выгодное решение, особенно для небольших компаний.