10 сентября 2021

Как правильно вести учёт и хранение документов в архиве организации

Ведение учёта документооборота в организациях осуществляется преимущественно сотрудниками бухгалтерии. В основном их обязанности заключаются в приёме, сохранении и архивной обработке управленческих, налоговых отчётов, зарплатных, кадровых, иных специфических бумаг, образующихся в ходе производственной деятельности. При этом, в процессе хранения, обычно пользуются архивами двух видов: 

• текущим – находящимся преимущественно у бухгалтеров и состоящим из бумаг отчётного года (такую информацию следует помещать в закрытых спецшкафах);
• постоянным – содержащим бухгалтерскую отчётность, дела отделов и филиалов, зарегистрированные в архивной книжке (располагается в специально отведённом помещении, как в пределах организации, так и за её территорией).

 В рамках выполнения основных задач учёта и хранения осуществляют разработку описей, комплектование дел фонда, своевременную сдачу бумаг в архив своей либо сторонней организации, оказывающей архивные услуги. В процессе учёта документации архивистами создаются описи дел временного и постоянного хранения документов в архиве компании, по личному составу, структурным подразделениям и прочим.

Разновидности хранения документов в архиве и их учета

Исходя из применяемой системы документооборота на предприятии, работа с архивами несколько отличается.

При бумажном документообороте

По всем операциям, отражающим финансово-хозяйственную работу, создают бумажную документацию, с обязательным указанием реквизитов, росписей исполнителей. Её поиск, копирование и пересылка отнимает больше времени (чем электронной), для размещения требуются свободные площади.

Если документооборот электронный

Создание документов осуществляется в цифровом формате, юридическую значимость им придаёт электронная подпись. Работа со сканами легка, проста и быстра, под архив не нужны помещения, на поиск информации уходит несколько секунд.

В смешанном документообороте

Документация согласуется и утверждается на бумаге, а в пределах отделов и филиалов передается в цифровом формате. Юридическую значимость имеют бумажные экземпляры документации. В таком случае оптимальный вариант – обработка и архивирование наиболее важных бумаг и создание для основной массы документов электронного архива с чёткой структурой.

Для обеспечения быстрой доступности и надёжной сохранности бумажных дел, важно грамотно выбрать для них места.

Хранение документов в архиве организации: 

• учредительной документации, нужно осуществлять в сейфе;
• договоров, бумаг содержащих первичные учётные данные, документооборот с банками – в папках с разделителями, (предварительно распределяя их по хронологии, нумерации, разновидностям);
• сведений по зарплате – запертыми в сейф либо в стальной шкаф;
• бухгалтерской и налоговой документации – отсортированной по отчётным периодам (поквартально, по годам).

Следует напомнить, что за нарушения, допущенные при учете и хранении, законодательством предусмотрены штрафы и административная ответственность.