14 октября 2021
Как сократить издержки на хранение архива
В соответствии с действующими нормативно-правовыми актами и законами на предприятия возложена обязанность долговременного хранения массива бумажных документов в архиве (договоров, бухгалтерской отчетности, личных дел).
Необходимо вести учет документации, отслеживать сроки хранения, составлять отчетность. В определенный момент объем накопленных документов становится ощутимой проблемой для государственных и коммерческих компаний, в том числе с финансовой точки зрения.
Затраты на хранение документов зачастую незаметны на фоне общих расходов. Однако при детальном рассмотрении они оказываются довольно существенными. Предприятию приходится оплачивать аренду и обслуживание помещения под архивное хранение, заработную плату уполномоченным сотрудникам или архивариусу, приобретать техническое оборудование и канцелярские товары. Существуют способы оптимизации расходов на архив без ущерба для документооборота компании.
Передача документации на хранение в специализированную архивную компанию обладает рядом преимуществ:
- Освобождение рабочего пространства в офисе.
- Систематизация и упорядочивание архивных документов.
- Минимизация риска штрафных санкций в случае непредвиденных проверок.
- Освобождение сотрудников от непрофильной нагрузки.
- Больше никаких утраченных документов.
- Безопасное и конфиденциальное хранение бумаг.
- Быстрый и удобный поиск необходимой информации.
- Сокращение расходов на обслуживание и содержание электронного архива.
Наша компания предоставляет комплексные архивные услуги. Мы:
- Структурируем объем документации, если компания занималась ведением архива.
- Проводим экспертизу ценности документов.
- Ежегодно ликвидируем бумаги, утратившие практическую ценность и с истекшим сроком хранения.
- Выполняем полный комплекс работ по подготовке документации к передаче на хранение.
Услуги по хранению документов в специализированном хранилище – экономически выгодное решение для сокращения издержек хранения архива на предприятии. Архивариусы аутсорсинговой компании постоянно отслеживают сроки хранения и обеспечивают оптимальные условия размещения дел, в соответствии с нормами законодательства.
