Сфера
Выгодные условия сотрудничества по базовым архивным услугам
Заказать обратный звонок
14 Октября 2021

Как сократить издержки на хранение архива

В соответствии с действующими нормативно-правовыми актами и законами на предприятия возложена обязанность долговременного хранения массива бумажных документов в архиве (договоров, бухгалтерской отчетности, личных дел).

Необходимо вести учет документации, отслеживать сроки хранения, составлять отчетность. В определенный момент объем накопленных документов становится ощутимой проблемой для государственных и коммерческих компаний, в том числе с финансовой точки зрения.

Затраты на хранение документов зачастую незаметны на фоне общих расходов. Однако при детальном рассмотрении они оказываются довольно существенными. Предприятию приходится оплачивать аренду и обслуживание помещения под архивное хранение, заработную плату уполномоченным сотрудникам или архивариусу, приобретать техническое оборудование и канцелярские товары. Существуют способы оптимизации расходов на архив без ущерба для документооборота компании.

Альтернатива самостоятельного ведения архива – аутсорсинг

Передача документации на хранение в специализированную архивную компанию обладает рядом преимуществ:

  • Освобождение рабочего пространства в офисе.
  • Систематизация и упорядочивание архивных документов.
  • Минимизация риска штрафных санкций в случае непредвиденных проверок.
  • Освобождение сотрудников от непрофильной нагрузки.
  • Больше никаких утраченных документов.
  • Безопасное и конфиденциальное хранение бумаг.
  • Быстрый и удобный поиск необходимой информации.
  • Сокращение расходов на обслуживание и содержание электронного архива.

Наша компания предоставляет комплексные архивные услуги. Мы:

  • Структурируем объем документации, если компания занималась ведением архива.
  • Проводим экспертизу ценности документов.
  • Ежегодно ликвидируем бумаги, утратившие практическую ценность и с истекшим сроком хранения.
  • Выполняем полный комплекс работ по подготовке документации к передаче на хранение.

Услуги по хранению документов в специализированном хранилище – экономически выгодное решение для сокращения издержек хранения архива на предприятии. Архивариусы аутсорсинговой компании постоянно отслеживают сроки хранения и обеспечивают оптимальные условия размещения дел, в соответствии с нормами законодательства.