20 сентября 2021

Как создается страховой архивный фонд

Обеспечение сохранности документации, является прямой обязанностью руководителя — это регламентировано законодательством страны. Учредительные, и ряд других документов, необходимо сохранять постоянно. Кроме того, есть ещё масса используемых в работе бумаг, подлежащих временному хранению. В добавок к грамотно организованному архиву, обеспечивающему безопасность носителей, набирают популярность и дополнительные меры — создаётся страховой фонд архива.

Почему рекомендуется создание страхового архивного фонда

Его основной задачей является обеспечение сохранности важной документации, путем дублирования, чтобы при утрате не возникли проблемы с восстановлением. Благодаря этой простой процедуре не так страшна потеря, порча, физическое старение оригиналов, в процессе длительного хранения. С учётом простоты создания страхового фонда и вытекающих преимуществ, грамотным шагом является принятие решения об его образовании. Это позволяет предотвратить множество проблем, сберечь время, средства и нервы.

Ход создания страхового архивного фонда

Данной процедурой предполагаются следующие мероприятия:

• с целью выявления документации постоянного и долгосрочного хранения, проводится экспертиза ценности;
• осуществляется систематизация, в т.ч. классификация бумаг по срокам хранения;
• копируются наиболее важные документы.

Благодаря такому дублированию самая ценная документация будет гарантированно сохранена длительное время.

Перспективы сотрудничества

Обращаясь за нашим содействием, вы можете не сомневаться, что организация документооборота будет выполнена на высочайшем уровне. Попутно с формированием страхового архивного фонда мы выполним оптимизацию хранилища, создадим электронную базу, проведём иные процедуры, способствующие налаживанию эффективной работы с документацией.