Сфера
Выгодные условия сотрудничества по базовым архивным услугам
Заказать обратный звонок
20 Сентября 2021

Как вести архив организации

Принципы организации и ведения архива на предприятии регламентируются ФЗ № 125 «Об архивном деле» от 2004 года и утвержденными Росархивом «Основными правилами работы архивов организаций». Указанные нормативно-правовые акты закрепляют основные понятия, порядок ведения архива, список документации, подлежащей хранению и его сроки, ответственность руководителей за соблюдение предусмотренных требований. 

Правила ведения архива

Действующим законодательством предусмотрен ряд общих правил ведения архива:

  • На предприятие возлагается задача по обеспечению сохранности личных дел кадров, учредительной документации, финансовых бумаг.
  • Ответственность за ведение архива возлагается на руководство фирмы и архивариуса.
  • Предприятие имеет право передать ведение архива на аутсорсинг.
  • Документы подлежат систематизации и упорядочиванию. Составляется опись и номенклатура дел.

Порядок и правила ведения архива 

В малых компаниях функции ведения архива возлагаются на секретаря или передаются другому ответственному сотруднику. Перечень ответственных лиц и порядок работы закрепляется Инструкцией работы архива. Это внутренний документ предприятия, составляющийся на основе типового образца. В перечень основных обязанностей входят:

  • обеспечение сохранности текущей документации на оперативном хранении;
  • своевременная передача документов в хранилище;
  • обустройство хранилища в соответствии с требованиями правил пожарной безопасности;
  • обеспечение конфиденциальности данных;
  • систематизация архива.

Кроме того, требуется регулярное проведение экспертизы ценности. Процедура необходима для выделения дел с истекшим сроком хранения и утилизации, обеспечения контроля сроков хранения бумаг и поддержания порядка в архиве. 

Внеофисное хранение бумаг

Большинство современных предприятий предпочитает обращаться за услугами в специализированные архивные компании. Подобное решение позволяет обеспечить соблюдение требований законодательства по ведению архива и снизить финансовые издержки организации. В перечень самых популярных услуг входит внеофисное хранение документов, экспертиза ценности и создание электронного архива.