20 сентября 2021
Как вести архив организации
Принципы организации и ведения архива на предприятии регламентируются ФЗ № 125 «Об архивном деле» от 2004 года и утвержденными Росархивом «Основными правилами работы архивов организаций». Указанные нормативно-правовые акты закрепляют основные понятия, порядок ведения архива, список документации, подлежащей хранению и его сроки, ответственность руководителей за соблюдение предусмотренных требований.
Правила ведения архива
Действующим законодательством предусмотрен ряд общих правил ведения архива:
- На предприятие возлагается задача по обеспечению сохранности личных дел кадров, учредительной документации, финансовых бумаг.
- Ответственность за ведение архива возлагается на руководство фирмы и архивариуса.
- Предприятие имеет право передать ведение архива на аутсорсинг.
- Документы подлежат систематизации и упорядочиванию. Составляется опись и номенклатура дел.
Порядок и правила ведения архива
В малых компаниях функции ведения архива возлагаются на секретаря или передаются другому ответственному сотруднику. Перечень ответственных лиц и порядок работы закрепляется Инструкцией работы архива. Это внутренний документ предприятия, составляющийся на основе типового образца. В перечень основных обязанностей входят:
- обеспечение сохранности текущей документации на оперативном хранении;
- своевременная передача документов в хранилище;
- обустройство хранилища в соответствии с требованиями правил пожарной безопасности;
- обеспечение конфиденциальности данных;
- систематизация архива.
Кроме того, требуется регулярное проведение экспертизы ценности. Процедура необходима для выделения дел с истекшим сроком хранения и утилизации, обеспечения контроля сроков хранения бумаг и поддержания порядка в архиве.
Внеофисное хранение бумаг
Большинство современных предприятий предпочитает обращаться за услугами в специализированные архивные компании. Подобное решение позволяет обеспечить соблюдение требований законодательства по ведению архива и снизить финансовые издержки организации. В перечень самых популярных услуг входит внеофисное хранение документов, экспертиза ценности и создание электронного архива.
