20 сентября 2021

Какие разновидности папок применяются для оперативного хранения

Документацию следует хранить по установленным законом правилам. В процессе создания архива особенно важна грамотная техническая организация, ведь, по сути, момент завершения формирования документа, уже можно считать началом хранения. Стадия, в которой находится весь документооборот – как документация в работе, так и исполненная, но дожидающаяся экспертизы считается текущим (либо оперативным) хранением. После экспертизы одни документы будут ликвидированы, другие – отсортированы по папкам, сформированы в дела, архивированы. Но всё же, как осуществлять хранение текущих бумаг до экспертизы?

Каких технических требований нужно придерживаться в ходе хранения оперативного документооборота

До того, как дела поступят в архив, большинство документации находится на местах создания (преимущественно по отделам). В это время (при оперативном хранении) за сохранностью следят начальники подразделений, они же решают какие папки использовать. Однако, желательно обсудить выбор с делопроизводителями, ведь фактически документация будет находиться в тех же папках, что и при текущем документообороте. Лучше не нарушать заведённый порядок делопроизводства, иначе может начаться путаница.

При подборе папок учитывается ряд рекомендаций:

• они должны обеспечивать безопасность дальнейшей эксплуатации;
• удобнее всего пользоваться папками-сегрегаторами с плотными обложками, предотвращающими повреждение бумаг и позволяющими размещать документы в файлах.

Проблем с оперативным хранением документации обычно не возникает при:

• грамотной организации документооборота;
• знании работниками основных требований к хранению документации;
• регулярном сборе ЭК, проводящей экспертизу ценности документов и их передачу в архив.

Для ощутимого облегчения труда работников и руководства, многие компании пользуются современными электронными системами учёта документации, набирающими всё большую популярность. Разумеется, оцифровка не снимает вопроса о выборе видов папок для оперативного хранения, потому как документация, так и остаётся в офисе, но её уже не нужно отыскивать, вынимать, передавать, ксерокопировать, благодаря наличию информации в электронном виде.