21 августа 2021
Каков порядок уничтожения конфиденциальной информации на различных носителях
Бумаги с конфиденциальными, но утратившими практическую значимость данными, а также с вышедшими сроками хранения, утилизируются. При этом обязательна абсолютная прозрачность этой процедуры: исключающая замену, потерю, восстановление. Важно, чтобы дела выделялись, подготавливались и устранялись под контролем группы лиц, работающих в организации.
Уничтожение конфиденциальной документации производится в основном силами кадровых делопроизводителей, в следующей последовательности:
- материалы подвергаются экспертизе ценности;
- выделяется документация для уничтожения (бумажные и иные источники данных);
- на ликвидированную документацию составляются описи;
- осуществляется письменное согласование утилизации (с главой организации);
- оформляются акты уничтожения;
- проводится шредирование и иные утилизационные мероприятия.
Внесению в акты подлежат не только дела, но и аудио-, видеоматериалы, проектная документация, описи, картотеки, цифровые версии документации, ведущие к ним ссылки (хранящиеся в ПК или на других носителях).
Как проходит процесс уничтожения конфиденциальной документации
Конфиденциальная документация ликвидируется в следующей последовательности:
-
сверяется присутствие и полнота материалов, прочих носителей, которые указаны в акте;
-
выполняется уничтожение бумаг и цифровых информационных источников (сжигание, раздробление, плавление и пр.);
-
ликвидированное, вносится в акт уничтожения (на каждое индивидуальная позиция);
-
под актом подписывается весь состав экспертной комиссии, последним его утверждает глава организации.
В случае уничтожения конфиденциальной документации вне предприятия, необходимо обеспечить их безопасную доставку на утилизацию, исключающую возможность доступа посторонних. Важно, чтобы дела были помещены в опломбированные короба, перевозились на служебном автомобиле, под сопровождением персонала организации.
Уничтожение документации не по актам
Ряд конфиденциальных документов можно ликвидировать, не составляя акты. Речь идёт об: черновиках, копиях, описях и т.п.
