Сфера
Выгодные условия сотрудничества по базовым архивным услугам
Заказать обратный звонок
21 Августа 2021

Каков порядок уничтожения конфиденциальной информации на различных носителях

Бумаги с конфиденциальными, но утратившими практическую значимость данными, а также с вышедшими сроками хранения, утилизируются. При этом обязательна абсолютная прозрачность этой процедуры: исключающая замену, потерю, восстановление. Важно, чтобы дела выделялись, подготавливались и устранялись под контролем группы лиц, работающих в организации.

Уничтожение конфиденциальной документации производится в основном силами кадровых делопроизводителей, в следующей последовательности:

  • материалы подвергаются экспертизе ценности;
  • выделяется документация для уничтожения (бумажные и иные источники данных);
  • на ликвидированную документацию составляются описи;
  • осуществляется письменное согласование утилизации (с главой организации);
  • оформляются акты уничтожения;
  • проводится шредирование и иные утилизационные мероприятия.

Внесению в акты подлежат не только дела, но и аудио-, видеоматериалы, проектная документация, описи, картотеки, цифровые версии документации, ведущие к ним ссылки (хранящиеся в ПК или на других носителях).

Как проходит процесс уничтожения конфиденциальной документации

Конфиденциальная документация ликвидируется в следующей последовательности:

  1. сверяется присутствие и полнота материалов, прочих носителей, которые указаны в акте;

  2. выполняется уничтожение бумаг и цифровых информационных источников (сжигание, раздробление, плавление и пр.);

  3. ликвидированное, вносится в акт уничтожения (на каждое индивидуальная позиция);

  4. под актом подписывается весь состав экспертной комиссии, последним его утверждает глава организации.

 В случае уничтожения конфиденциальной документации вне предприятия, необходимо обеспечить их безопасную доставку на утилизацию, исключающую возможность доступа посторонних. Важно, чтобы дела были помещены в опломбированные короба, перевозились на служебном автомобиле, под сопровождением персонала организации.

Уничтожение документации не по актам

Ряд конфиденциальных документов можно ликвидировать, не составляя акты. Речь идёт об: черновиках, копиях, описях и т.п.