20 сентября 2021

Хранение документов после ликвидации организации

Как коммерческие предприятия, так и государственные организации могут прекратить свою деятельность. После того как решение об этом принято, создаётся ликвидационная комиссия. В её обязанности входит экспертная оценка ценности документов, на основе которой формируется пакет материалов для передачи в архив.

Работа комиссии регламентирована требованиями Приказа Федерального Архивного Агентства № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов», который вступил в силу в декабре 2019 года.

Определение сроков хранения документов

Комиссия по ликвидации изучает и структурирует весь массив документов организации: все материалы вносятся в опись-перечень, где указаны сроки хранения документов и основная информация. Результаты фиксируются в стандартном акте приёма-передачи дел.

Срок хранения документов начинается с 1 января следующего за прекращением делопроизводства года.

Ряд документов подлежит постоянному хранению при ликвидации организации.

Книги учёта, доходов и расходов при ликвидации индивидуальных предпринимателей и компаний, работавших по упрощенной схеме налогообложения.
Финансовые и бухгалтерские отчёты. Документы (протоколы акты) о рассмотрении бухгалтерской отчётности.
Акты, подтверждающие передачу прав на недвижимость, материалы по сделкам и залогу с ней.
Свидетельства о постановке на учёт.
Страховые полисы гражданской ответственности, полученные для опасных объектов производства.

Для следующих категорий документов период архивного хранения вырос:

Документы о похождении аттестации рабочих мест, в том числе протоколы и решения - с 5 до 45 лет.
Книги учёта движения трудовых книжек – с 50 до 75 лет.
Невостребованные подлинные образцы личных документов сотрудников – с 50 до 75 лет.
Табели учёта рабочего времени, а также трудовые графики – с 1 до 5 лет.
Справки о зарплате, журналы и расчётные ведомости – с 3 до 5 лет.

В то же время снижена продолжительность хранения для ряда аналитических материалов. По новым правилам бухгалтерская отчётность должна находиться на архивном хранении до 5 лет (ранее бессрочно), срок хранения счёта-фактуры сокращен с 5 до 4 лет.

Передача документов в архив

Требования законодательства допускают оценку ценности и архивирование документов как ликвидационной комиссией, так и при участии сторонних организаций, имеющих лицензию на ведение архивной деятельности.

Документация может быть передана на постоянное хранение либо в виде бумаг, подшитых в дела, либо в электронном виде после оцифровки.

Ликвидационная комиссия имеет право передать документы с установленным сроком утилизации на хранение учредителю организации. При этом подписывается необходимое распоряжение и оформляется приёмо - передаточный акт.