14 октября 2021
Хранение архивных документов
Архивирование - это процесс оценки, структурирования и упорядочения оконченных делопроизводством документов. Правильно подготовленные и защищенные документы должны храниться в течение установленных сроков хранения документов по правилам, а по его истечению должны быть уничтожены или переданы на хранение.
Условия и сроки хранения документов определены законом об Архивном деле, иными нормативными актами, а также перечнями разработанными Росархивом. При определении сроков хранения бумажных носителей, необходимо проявить аккуратность и осмотрительность, чтобы ошибочно не уничтожить документ, срок хранения которого еще не подошел к концу . Ниже обозначены типовые сроки хранения документов:
- Бухгалтерские документы – 5 лет.
- Кадровые документы, подтверждающие стаж и выработку – от 50 лет.
- Договоры хозяйственные и акты к ним – 5 лет.
- Документы по начислению заработной платы- от 50 лет.
- Входящая корреспонденция- от 1 года.
Подготовка документации к архивному хранению – важное условие в эффективном учете каждого дела. Обработка документации не может быть произвольной, она осуществляется с соблюдением всех правил архивного дела, при этом должны соблюдаться типовые сроки хранения документов. Основные аспекты, на которые следует обратить внимание:
- Группировка - документы должны быть разделены на группы по тематике или типу документа.
- Хронология - документы должны быть расположены в хронологическом порядке.
- Маркировка и описание - каждая из собранных групп документов должна быть четко описана, чтобы облегчить ее отнесение к соответствующей части архива и ее последующий поиск.
- Безопасность - документы должны храниться в надежном месте, по правилам на сроки хранения документов доступ к ним имеют только уполномоченные лица.
При наличии в штате архивиста, организация- собственник документов может самостоятельно провести экспертизу ценности дел и выполнить все этапы по архивированию данных. При отсутствии такой возможности, можно привлечь к выполнению данной функции специализированную архивную компанию. Помимо базовых услуг, набирают популярность: хранение документов, предоставление оригинала документа или его электронной версии по запросу клиента, а также безопасное уничтожение документов в соответствии с действующими стандартами.
Доверьте процесс по обслуживанию ваших документов архивной компании «Сфера» и вы можете быть уверены в том, что все условия и сроки хранения документов будут соблюдены в полном соответствии с требованиями законодательства.
