26 августа 2021

Хранение кадровых документов

Кадровая документация в обязательном порядке ведется на любом предприятии или организации. Документы, относящиеся к кадровому делопроизводству, подразделяются на два вида:

1. Распорядительные документы – распоряжения и приказы по личному составу, юридически документирующие трудовые отношения между сотрудником и компанией. К ним относятся все письменные подтверждения, имеющихся в трудовой книжке изменений.

2. Учетная документация – документы, содержащие персональные сведения о сотрудниках, получаемые при первичной регистрации и обновлении данных по составу и движению кадров. Под этой категорией подразумеваются личные дела сотрудников, графики отпусков, штатное расписание и т.д.

Сроки хранения кадровых документов

Хранение кадровых документов осуществляется в соответствии с предусмотренными архивным законодательством временными промежутками:

Приказы о приеме на работу, отпуске, увольнении и другие распоряжения по личному составу, содержащиеся в личных делах хранятся 75 лет, если их делопроизводство закончено до 1 января 2003 года, если после указанной даты - 50 лет.
Личные дела и карточки кадров, трудовые договора, оконченные производством до 1 января 2003 года, подлежат хранению в течение 75 лет. Если делопроизводство завершено после указанной даты, то они хранятся 50 лет.
Штатное расписание, данные по работе с кадрами – постоянный срок.
Бумаги по аттестации рабочих мест – 45 лет. Предусмотрено 75 лет хранения при опасных для жизни, вредных для здоровья условиях труда.
Правила внутреннего распорядка хранятся 1 год.
Графики отпусков - 3 года.
Аналогичные сроки для заявлений сотрудников, содержащихся в их личных делах.
Приказы об отпусках, взысканиях, командировках по территории РФ, заявления сотрудников хранят в течение пятилетнего срока, если документы хранятся отдельно.
Оригиналы трудовых книжек, аттестатов, удостоверений хранятся до востребования, при отсутствии запроса – 50 лет.

Для обеспечения целостности и упорядоченности, документы сберегаются в архиве.