30 августа 2021

Хранение кассовых документов

Организация бухгалтерского учета на предприятии невозможна без грамотного оформления и хранения кассовых документов. Это сложная и трудоемкая операция, порядок организации которой регламентируется действующим налоговым законодательством, Постановлениями Госкомстата РФ, положениями Центробанка России и федеральными законами. В перечисленную нормативно-правовую базу регулярно вносятся изменения, что дополнительно усложняет работу с кассовыми документами для субъектов хозяйствования и индивидуальных предпринимателей.

 Основные виды документов

 Процедура оформления любых кассовых операций производится на основании шести ключевых документов:

1. Приходный ордер КО-1. Используется для оформления денег принятых в кассу.
2. Кассовая книга КО-4. Содержит обобщенные сведения о кассовых операциях фирмы.
3. Расходный ордер КО-2. Фиксирует выдачу наличных средств из кассы.
4. Расчетно-платежная ведомость. Используется для расчета и выдачи заработной платы.
5. Книга учета по форме КО-5. Используется для регистрации операций, связанных с передачей денег между главным кассиром и доверенным лицом или другими кассирами.
6. Платежная ведомость.

 Перечисленные и другие кассовые документы подлежат обязательному хранению в течение сроков, предусмотренных российским архивным законодательством.

 Сроки и правила хранения

 В соответствии с актуальными нормативно-правовыми актами для первичной учетной документации, в частности кассовой, предусмотрен пятилетний срок хранения. Исчисление осуществляется с 1 января нового года, следующего за годом завершения делопроизводства.

 Отдельного внимания заслуживают расчетно-платежные ведомости. Если у сотрудников отсутствуют лицевые счета, указанный вид кассовой документации должен сберегаться в течение 75 лет. После окончания предусмотренного периода все кассовые документы подвергаются процедуре уничтожения или передаются на архивное хранение, при условии, что по ним нет судебного или следственного разбирательства, разногласий и споров.

 Предусмотрен ряд правил, которых необходимо придерживаться при хранении документации указанной категории:

 Дело с кассовыми документами за календарный срок фактического осуществления операции формируется не позже следующего рабочего дня или первого рабочего дня после выходного (праздника).

• Функция контроля формирования дел возложена на кассового работника или руководителя предприятия.
• В процессе сшивания бумаги подбираются по возрастанию номеров лицевых счетов, сначала по дебету, затем по кредиту.
• Передача дел на архивное хранение осуществляется по описи.

 Ответственность за хранение кассовых документов данной категории возложена на руководство предприятия. Несоблюдение перечисленных выше требований влечет привлечение к административной ответственности с наложением штрафа.

 К вопросу организации хранения документов на предприятии необходимо относится ответственно. Лучше доверить решение этой задачи профессиональной архивной компании.