20 сентября 2021

Хранение первичной бухгалтерской и налоговой документации

Первичная бухгалтерская документация содержит данные о каждой финансовой операции организации: средствах, поступивших в кассу, перечислениях по расчетному счёту, начислении и выплате зарплаты сотрудникам предприятия. На их основе составляется регистр учета. Изъятие одного или нескольких первичных документов приводит к искажению данных бухгалтерского учёта и является причиной для привлечения к ответственности.

Порядок ведения бухгалтерского учёта, а также составления и хранения финансовой документации строго регламентирован нормами законодательства. Информация, содержащаяся в этих документах, служит основой при составлении бухгалтерской отчетности, расчете и выплате налогов, определении размера сборов, взносов в бюджет и фонды разных уровней.

Нормативная база, определяющая порядок хранения бухгалтерских документов

Статья 17 Закона о бухучете определяет, что все организации должны обеспечить хранение бухгалтерских документов в течение 5 и более лет. Электронные носители информации, рабочий план счетов, учётная политика организации должны быть сохранены в течение 5 лет после сдачи годового отчёта, в котором они применялись.

Налоговый Кодекс РФ (статья 23, п.8)определяет, что организация обязана гарантировать сохранность налоговых и бухгалтерских документов в течение 4 лет.

Требования, представленные в различных законах, значительно отличаются. Руководители организаций и главные бухгалтеры, которые несут ответственность за хранение документации, предпочитают хранить материалы в течение максимально длительного периода. Это позволяет избежать взысканий, предусмотренных в статье 15.11 КоАП.

Сотрудники, ответственные за хранение первичной финансовой и налоговой документации, обязаны обеспечить соблюдение требований, установленных «Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете» Минфина СССР 29.07.1983г (утратит силу с 1 января 2022г).

• специально оборудованное помещение, соответствующее нормам безопасности;
• ограничение доступа посторонних лиц;
• хранение ценных материалов в металлических шкафах и сейфах.

Порядок передачи документов учета в архив

Бухгалтерские и налоговые документы с истекшим сроком хранения на предприятии, подлежат передаче на архивное хранение. Возможна организация архива собственными силами предприятия, передача в государственный или муниципальный архив, а также в лицензированные коммерческие организации. Ответственность за передачу документов в архив несёт главный бухгалтер.

Перед передачей в архив все материалы подвергаются ручной обработке. Документы, входящие в один учётный регистр, подшиваются в хронологическом порядке согласно их нумерации. Создаётся справка с информацией о количестве переданных в архив документов.