14 октября 2021
Комплектование, учет и хранение документов при передаче в архив
Документ, будь то бумажный или электронный, является основным доказательством факта сделки или подтверждения любой хозяйственной операции. В связи с этим, правильно организованное хранение, учет и использование архивных документов является главным условием, благодаря которому вы сможете предотвратить утрату или повреждение ценного документа и отстоять свои интересы. Что же нужно сделать, что бы правильно организовать комплектование, учет и хранение документов на предприятии?
Каждая компания или корпорация должна быть уверена в том, что ее документы хранятся в соответствии с правилами хранения учета архивных документов, и полноценно обеспечить их учет с момента создания, до уничтожения. Соблюдение описанных ниже этапов, позволит вам обеспечить правильную работу с информацией и данными:
- Все поступающие документы должны быть подвергнуты классификации, сегрегации, контролю и распределению по назначению, теме и сроку хранения.
- Документы должны объединяться в дела с однотипными носителями, в рамках одинакового годового периода.
- На все дела должна быть составлена опись, в ряде случаев рекомендуется составить и внутреннюю опись на содержание каждой папки.
- В целях учета рекомендуем использовать штрих-коды, которые должны быть нанесены на каждую внесенную в опись единицу.
- Необходимо своевременно проводить отбор и уничтожение бумаг с истекшими сроками хранения, с подготовкой акта.
Если у вас нет свободных ресурсов для реализации описанных выше этапов, архивная компания «Сфера» все сделает за вас. Наши архивные хранилища соответствуют стандартам хранения бумажных носителей, в специальных помещениях поддерживается соответствующая температура и влажность воздуха. Учет документов и передача в архив реализуется на современном уровне, с соблюдением полной конфиденциальности и правил хранения учета архивных документов разработанных Росархивом. Доверяя свой архив нам, ваша компания получит дополнительное полезное пространство, а также уверенность в том, что хранение, учет и использование архивных документов осуществляется правильно, безопасно и на выгодных условиях. Мы с удовольствием ответим на любые вопросы и можем гарантировать, что вы можете осуществить передачу документов на хранение на самых выгодных для себя условиях.
