Сфера
Выгодные условия сотрудничества по базовым архивным услугам
Заказать обратный звонок
20 Сентября 2021

Муниципальное хранение архивных документов

Задача по организации архивного хранения документов возлагается на каждое предприятие или компанию, в независимости от формы собственности. Все вопросы, касательно процесса архивного хранения регламентируются нормами ФЗ № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации».

Руководство компании самостоятельно выбирает способ хранения документов – в офисе, муниципальном архиве или аутсорсинговой компании. При ликвидации компании без правопреемника часть архивных бумаг отправляется в муниципальное хранилище.

Подготовка документов к передаче на муниципальное хранение

Решение о необходимости передачи дел в архивное хранилище принимается экспертной комиссией. Согласно действующему законодательству в этот перечень входят дела постоянного и временного хранения. Сотрудники составляют опись и номенклатуру документации. Проводится утилизация бумаг, не подлежащих хранению.

В обязательном порядке в хранилище передаются:

  • Личные дела работников – дипломы и трудовые книжки, которые не были востребованы, лицевые счета по зарплате и т.д.
  • Учредительная документация компании.
  • Бумаги о ликвидации фирмы.

Подготовленные к отправке в архив дела оформляются или дополняются имеющейся описью документов. Папки полистно нумеруются, сшиваются, составляется опись и лист-заверитель. На обложке папки указывается название компании, индекс дела, заголовок, дата последнего документа. Составляется опись дел.

Процесс передачи дел

Процедура передачи осуществляется ответственным работником предприятия и сотрудником архива. Проводится проверка всех дел в соответствии с описью и полистно. Каждому делу присваивается архивный номер, составляется акт приема-передачи.

Порядок взаимодействия с государственной архивной службой

Муниципальные архивы обязаны осуществлять прием документов длительного и постоянного срока хранения. Предприятие или ликвидационная комиссия должна предварительно заключить с архивной организацией договор. В соглашении указывается объем документации, определяется размер затрат на утилизацию бумаг с истекшим сроком хранения и другие нюансы. Финансовые издержки на архивное хранение возлагаются на ликвидируемую компанию.

На момент передачи в архив каждое дело должно быть оформлено установленным законом образом. Процедура осуществляется по описи. При утилизации части бумаг перед сдачей основного массива имеется соответствующий акт.