14 октября 2021
Научно-техническая обработка документов
При подготовке массива документации для передачи в архив требуется проведение научно-технической обработки документов (НТО). Это комплекс мер, направленных на экспертизу ценности бумаг, сортировку документов и комплектование папок для дальнейшего хранения.
Научно-техническая обработка бумаг направлена на достижение нескольких целей:
- Упорядочение бумажного массива.
- Отбора и уничтожения документов с истекшим сроком хранения или утративших практическую ценность.
- Составления учетных записей.
Обработке подвергаются все виды документации, которая образуется в процессе функционирования всех структурных подразделений организации.
Компании проводят отбор и упорядочение кадровой и корпоративной документации с длительными сроками хранения, освобождают офисное пространство от ненужных бумаг. НТО в обязательном порядке проводится при ликвидации юридического лица.
После первоначальной оценки объема накопленных дел сотрудники компании приступают к последовательному алгоритму действий:
- Формирование папок. Документация упорядочивается в соответствии с установленной номенклатурой и классифицируется на группы дел по срокам хранения и значимости. При определении срока хранения используются действующие нормативно-правовые и ведомственные акты.
- Проверка комплектности отобранных бумаг. Сотрудник полистно изучает каждую папку. При выявлении факта утраты документа, используются подходы по его восстановлению. Из дел, определенных на постоянное или длительное хранение устраняют черновики, не сформированные окончательно образцы и дубликаты. Архивному хранению подлежат оригиналы и в редких случаях, заверенные копии.
- Оформление отобранных документов. Порядок и принцип формирования дел регламентирован действующим архивным законодательством РФ. Объем итогового тома не должен превышать 250 листов. Внешний вид титульных листов, заверительные подписи и нумерация выполняются в соответствии с общепринятыми правилами. Переплет выполняется таким образом, чтобы обеспечить сохранность бумажных носителей до окончания сроков их применения.
По результатам описанных выше действий производится отбор бумаг, подлежащих уничтожению. Подобные дела в полном составе отображаются в акте и подлежат уничтожению методом измельчения при помощи шредера.
Рядовому сотруднику компании самостоятельно справиться с таким объемом работы затруднительно. Поэтому некоторые руководители доверяют выполнение архивных работ специализированной аутсорсинговой компании.
