При подготовке массива документации для передачи в архив требуется проведение научно-технической обработки документов (НТО). Это комплекс мер, направленных на экспертизу ценности бумаг, сортировку документов и комплектование папок для дальнейшего хранения.
Научно-техническая обработка бумаг направлена на достижение нескольких целей:
Обработке подвергаются все виды документации, которая образуется в процессе функционирования всех структурных подразделений организации.
Компании проводят отбор и упорядочение кадровой и корпоративной документации с длительными сроками хранения, освобождают офисное пространство от ненужных бумаг. НТО в обязательном порядке проводится при ликвидации юридического лица.
После первоначальной оценки объема накопленных дел сотрудники компании приступают к последовательному алгоритму действий:
По результатам описанных выше действий производится отбор бумаг, подлежащих уничтожению. Подобные дела в полном составе отображаются в акте и подлежат уничтожению методом измельчения при помощи шредера.
Рядовому сотруднику компании самостоятельно справиться с таким объемом работы затруднительно. Поэтому некоторые руководители доверяют выполнение архивных работ специализированной аутсорсинговой компании.