20 сентября 2021

Обоснование расходов на электронный архив

Руководители многих организаций сомневаются в целесообразности создания электронного архива. Основными причинами для отказа они называют значительные финансовые затраты и недостаточный уровень безопасности. Однако активное внедрение электронного документооборота приводит к тому, что всё больше компаний, как государственных, так и частных, вынуждены создавать цифровой архив.

Законодательство предоставляет предприятиям возможность создать электронный архив своими силами или воспользоваться услугами сторонней организации. Ряд причин говорит в пользу выбора специализированной компании.

Затраты на подготовку сотрудников

Ведение электронного архива должно происходить в строгом соответствии с нормами закона и внутренними правилами организации. Ответственный сотрудник обязан:

• знать основы делопроизводства;
• выполнять требования законодательства, следить за изменениями правил хранения различных типов документов;
• уметь работать с компьютерной техникой и программным обеспечением.

Таким набором компетенций обладает узкопрофильный специалист – архивариус. Внесение в штатное расписание новой должности увеличит финансовые затраты предприятия. Переподготовка секретаря или сотрудника, занимающего схожую должность, возможна, однако займёт время, в течение которого сотрудник будет отстранён от своих основных обязанностей.

Покупка оборудования и программного обеспечения

Для организации электронного архива требуется:

• Приобретение оргтехники: компьютеры, МФУ, сканирующее оборудование. Количество приобретаемой техники зависит от объёма документации, которую необходимо обработать и их состояния (прошитые, расшитые), а также формата (А4, А3 и т.д.).
• Создание сервера для электронного документооборота и сетевого архива.
• Приобретение специализированного ПО для выполнения различных задач: систематизации, обеспечения доступа, в том числе удалённого, обеспечения безопасности.

Компьютеры и оргтехника требуют постоянного технического обслуживания. Ненадлежащая эксплуатация и высокие нагрузки могут привести к преждевременному выходу ее из строя. Для обеспечения стабильной работы электронного архива необходимо регулярно обновлять программное обеспечение до актуальных версий. Делегирование специализированной организации задач по созданию электронного архива позволит сократить затраты на покупку оргтехники, переподготовку сотрудников, введение в штат новых должностей.